我国图书馆危机管理预案建设摭谈

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作者:无, 字数:15067

   关键词: 图书馆;危机管理;危机管理预案
  摘 要: 图书馆危机管理预案具有危机管理的法规载体、执行工具和绩效评价模板等重要功能。我国图书馆危机管理存在预案普遍缺失、制定不规范与多年不修订等突出问题,应从注重标准化、开展常规演练、对预案进行科学评价等方面采取措施加强危机管理的预案建设。
  中图分类号:G251 文献标识码:A 文章编号:1003-1588(2020)10-0111-03
   危机管理,是指针对可能发生、将要发生或正在发生的非常规的具有负面影响的事态进行事先预防、事中管控和事后恢复的,由政策、法规、方式和机制构成的完整战略管理体系,而危机管理预案的规划、编制、执行和调整是最重要的内容之一。国际图书馆界高度重视危机管理预案建设,早在2006年,国际图书馆协会联合会(IFLA)下属的“馆藏保护与保存组”就发布了著名的《国际图联灾害预防手册》,指导全球图书馆对危机的预防与应对,其中专门就危机管理预案的功能、架构、实施等问题做了阐述。目前,一些发达国家的图书馆普遍建立了危机预案,将“是否拥有完备的危机预案”作为评价图书馆的重要指标之一[1]。处在危机环境中的社会,当许多重大危机突如其来时,图书馆不可能独善其身,更何况有的危机就是以图书馆为主要影响对象。因此,我国图书馆应加强与深化危机管理,特别是要把危机管理预案建设摆在重要位置。
   1 图书馆危机管理预案的重要功能
  1.1 危机管理预案是危机管理法規的载体
   法 制化是危机管理的现实要求和发展趋势之一。在许多国家,图书馆之所以重视危机管理,致力于促进危机管理的可持续发展,其原因不仅在于图书馆自身防范和化解危机风险的客观必然,更在于法律法规赋予了图书馆所担负的危机管理职责。例如,美国《加利福尼亚州图书馆法》规定,图书馆要采取措施防范文献资料失窃、火灾事件的发生,并且要维护图书馆资金和设施安全[2]。又如,印度议会通过的《灾害行动法案》为图书馆实施危机管理提供了较为充分的依据,印度国家灾害管理署对图书馆开展危机管理同样有明确的要求[3]。法律法规对图书馆危机管理职责的确立,既是对图书馆危机管理重要地位的认同,又为图书馆的危机管理提供了具体规范。因此,图书馆危机管理预案的规划、编制、修正、执行等要以法律法规为依据,绝不能凭空杜撰。因此,图书馆危机管理预案就是法律法规的一种载体。
  1.2 危机管理预案是危机管理的执行工具
   图书馆面临着各种危机事件的威胁,如火灾、水灾、风灾、地震、泥石流,以及突发公共疫情事件、踩踏事件、暴力事件等。这些危机事件的发生、发展有其不同的特点和规律性,如果不能事先制定相应的对策,那么当危机来临时,图书馆就会茫然不知所措,失去降低危机负面影响的机会,甚至可能采取错误的应对措施。危机管理预案的一个重要功能就是“运筹于帷幄之中,决胜于千里之外”,把危机应对的理念、原则、方法等融入其中,使图书馆员掌握了一把应对危机挑战的有利“武器”。例如,澳大利亚国家图书馆先后编制了《图书馆和档案馆的危机预案:了解基本问题》《危机快速反应指南》等,明确告诉图书馆员面对危机该做什么?不该做什么?该如何做?此外,澳大利亚国家图书馆还制定了《馆藏危机预案》《恢复水损害的藏品预案》等针对性危机管理预案[4]。没有预案的危机管理是不科学和盲目的,对图书馆不仅无益,反而可能有害。
  1.3 危机管理预案是危机管理评价的模板
   危机事件的结束只是危机管理的一个节点,意味着新的危机管理的开始,而新的危机管理将以危机管理评价为前提,通过科学、全面、详细的危机管理评价找到存在的问题,分析症结,提出改进对策。国外许多图书馆把危机管理评价作为提升应对危机能力的重要手段,如:美国哈佛大学图书馆的危机管理评价内容就包括危机计划、沟通、空间和设施、馆员准备等四个维度的问题[5]。澳大利亚高等教育质量标准署制定的图书馆危机评价指标涉及财产安全、人力资源、读者满意率、资源和基础设施等指标[6]。危机管理预案覆盖全面,包括危机避免、危机应对准备、危机确认、危机控制、危机解决、危机恢复等各个阶段,以及危机管理政策法规、决策机制等内容,在很大程度上反映了危机管理的科学性、合理性,决定着危机管理决策的执行力和成效,危机管理预案具有危机管理评价参照模块的重要功能。
   2 我国图书馆危机管理预案建设存在的若干问题
  2.1 危机管理预案的普遍缺失
   危机管理预案是图书馆实施科学化危机管理的重要抓手,没有完备的危机管理预案,图书馆领导者和图书馆员就可能成为“聋子”和“瞎子”,无法有效地应对危机。从整体来看,危机管理预案的普遍缺失是我国图书馆危机管理建设中存在的一个突出问题,如:一项针对我国6所医学图书馆的调查表明,这6所医学图书馆均未制定危机管理预案[7]。相比之下,其他部分国家和地区图书馆制定危机管理预案的比例明显较高。例如,一项调查表明,50%以上的澳大利亚高校图书馆都建立了危机管理预案[6]。我国图书馆危机管理预案的缺失主要包括两种情况:一是完全没有危机管理预案;二是虽然有危机管理预案,但没有反映出不同危机事件管理的特殊性。例如,在我国图书馆制定的危机管理预案中,绝大多数预案只与火灾、盗窃、突然停电或文献的霉变、虫蛀有关,很少涉及公共卫生事件、拥挤踩踏、故意伤害等突发事件。危机管理预案缺乏针对性,必然影响其在实践中的适用性。
  2.2 危机管理预案制定不规范
   危机管理预案的制定是一项标准化工作,其法制性、科学性、规范性都较强,图书馆需要开展前期的深入调研、中期的周密筹划和后期的不断完善。例如,牛津大学图书馆的危机预案分为危机控制管理、风险评估、危机预防、危机准备、危机反应与灾后恢复等六大部分[1]。澳大利亚昆士兰大学图书馆则以澳大利亚/新西兰标准为依据制定了危机管理预案,不仅明确了危机管理的原则、机制、程序,而且从人力、物力、财力等方面提供了保障对策,还规定了图书馆各组织机构、不同层级的管理人员以及读者的权利和责任[7]。我国图书馆危机管理预案制定不规范的问题主要体现在以下四个方面:一是危机管理预案的格式和布局不科学、不合理,顺序安排失当。二是危机管理预案的结构不完整,主要环节缺失,或重要内容薄弱。三是不同类型、不同层级的图书馆员以及读者的危机管理职责不明确,特别是面对危机该做什么、怎样做等关键问题模糊不清。四是危机管理预案的制定没有可以统一遵循的标准体系,预案质量差别很大。   2.3 危机管理预案多年不修订
   危机管理预案是“活的文件”,机构重组、新的风险评估资料、新法的通过、演练的经验以及灾难的发生均可能导致危机管理预案的修订[8]。图书馆危机管理预案在制定后要注意更新,通过桌面推演、情景模拟等开展测试和评价,予以不断修正和完善,尤其是要随时将危机管理新的指导理念、政策法规、技术方法、实践经验等融入进去。例如,澳大利亚图书馆与信息协会在《图书馆危机预案》中要求,预案至少每年更新一次[4]。美国印第安纳波利斯公共图书馆的危机管理预案要求各个部门的主管结合实际,对其责任区内的灾害应对和恢复计划不断进行修订与完善[9]。我国图书馆危机管理预案建设存在理念陈旧、内容滞后、对策不利、创新性差等不能与时俱进的问题,还有部分危机管理预案建立在对经验管理的依赖或“拍脑袋”想问题的基础上,体现出明显的“长官意志”。另外,对国外图书馆或相关领域危机管理有益做法的学习、研究、借鉴不够,也是我国图书馆危机管理预案建设的一个不足之处。
   3 关于我国图书馆危机管理预案建设的思考
  3.1 注重应急管理预案的标准化
  纵观国际图书馆界,危机管理预案建设的标准化是一个重要特征,主要表现在:一是许多国家图书馆的危机管理预案参照了有关国际和国家层面的危机管理标准。二是在图书馆业内,国际图书馆协会联合会发布的《国际图联灾害预防手册》早已成为全球图书馆界危机管理预案建设的最重要遵循标准之一。三是不少国家的图书馆联盟根据图书馆危机事件的特点和危机应对经验,编制了指导本国图书馆危机预案建设的政策框架或操作指南。例如,苏格兰图书馆协会制定了《苏格兰地区图书馆灾难控制计划手册》,美国图书馆协会先后制定了《图书馆安全手册:防御、政策和程序》《图书馆灾害响应预案》《图书馆防灾手册》和《图书馆数字资源保护规划与重要指南》等。危机管理预案建设实现标准化的目的在于从整体上提高图书馆危机管理的科学化和应对危机的实际能力,防止出现管理缺项和漏洞,并有利于危机管理资源共享和危机应对行为的协同。笔者建议中国图书馆学会与国家应急管理行政部门相互配合,尽快建立具有本国特色、符合国情的具有针对性的国家层面的图书馆危机预案建设标准体系。
  3.2 开展危机管理预案常规演练
   与图书馆信息资源建设方案、读者服务发展规划实施不同的是,危机管理预案体现出“未雨绸缪,常备不懈”的特征,平时看不出其对图书馆有多么重大的影响,只有在危机事件来临时才能感受到其不可或缺的价值。与资源建设、读者服务等图书馆常规性工作相比,绝大多数图書馆员对危机管理的意义、功能、方法、机制,以及政策、法规、技术等不是十分了解和熟悉,应对危机的能力远远低于其驾驭图书馆业务的能力 。为此,图书馆必须通过开设讲座、学术研讨、宣传贯彻等形式,使图书馆员掌握危机管理预案的主要内容和使用方法,尤其是要采用危机情景模拟等方式提高图书馆员的危机应对能力。国外图书馆在这方面有很多经验可以借鉴,如:澳大利亚图书馆与信息协会在《危机情境下的员工训练》中预设了建筑结构性损坏、水灾、断电、火灾、人为威胁等不同类型的危机情境,用以指导图书馆员面对不同危机时应采取什么措施[4];美国图书馆协会则非常重视危机管理案例的收集、整理、归类和研判,形成报告并提供给各图书馆作为危机管理训练的材料 [10]。
  3.3 重视对危机预案的科学评价
   危机管理是一个以“评价”为起点和终点的闭环系统。在部分国家的图书馆界,危机管理预案评价形成了常态化机制,探索出诸多富有成效的危机管理评价方法。例如,美国研究图书馆协会通过与优越策略管理团队合作,采用“平衡计分卡”方法,由资深专家指导,检测危机管理预案实施的成效,并帮助图书馆完善战略规划[11]。澳大利亚大学图书馆联盟与Insync Surveys调查服务公司合作,以完善成员馆“危机管理绩效评估的测度指标”[12]。我国已有学者从危机管理制度、危机应对准备、危机响应、危机善后等方面设计了图书馆危机管理预案的评价指标体系[13],而现在的关键问题是如何构建图书馆危机预案评价的科学机制。笔者建议文化和旅游部、中国图书馆学会、全国高等学校图书情报工作指导委员会等政府部门和图书馆行业团体将“危机管理”“危机服务”等纳入图书馆评价体系,作为考核图书馆管理水平的重要标准。鉴于图书馆在危机管理中的重要地位,笔者建议政府应急管理部门建立危机管理预案审查备案制度,对图书馆危机管理预案开展专业化的审查评价,并提出具有强制力和针对性的修改意见。
  参考文献:
  [1]  王磊,高波.国外图书馆危机预案制定现状及启示[J].大学图书馆学报,2008(3):79-83.
  [2] 胡晓明.美国地方公共图书馆危机管理研究[J].新世纪图书馆,2014(8):61-65.
  [3] 刘博学,高波.印度图书馆危机管理实践及启示[J].图书馆建设,2013(5):75-79.
  [4] 孙蓓,高波.澳大利亚公共图书馆危机管理实践及启示[J].图书馆论坛,2013(5):59-64.
  [5] 朱贝.中美图书馆危机管理发展研究[J].图书馆理论与实践,2019(7):92-97.
  [6] 王少微,高波.澳大利亚大学图书馆危机管理实践及启示[J].图书馆工作与研究,2013(12):50-54.
  [7] 魏永丽,韦汉中.图书馆突发公共卫生事件应急机制现状分析[J].四川图书馆学报,2014(3):90-92.
  [8] 张红英.英美两国应急预案制度及其借鉴意义[J].中国应急管理,2008(3):52-55.
  [9] 李聪敏,高波.美国公共图书馆危机预案制定现状及启示[J].图书馆,2014(1):98-100.
  [10]  黄洁珠.美国大学图书馆危机管理的研究与实践[J].农业图书情报学刊,2015(4):86-91.
  [11] 严凤玲,高波.美国图书馆联盟战略规划调查与分析[J].图书情报工作,2014(3):27-33.
  [12] 高 波,邝婉玲.澳大利亚大学图书馆联盟战略规划的内容、特点及启示[J].大学图书馆学报,2014(6):10-17.
  [13] 余鹏彦.高校图书馆应急预案的构建与评估[J].现代情报,2012(9):37-40.
   (编校:崔 萌)

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