提高机械制造企业内部控制水平的措施分析

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  摘 要 机械制造企业集生产、销售于一体,加之企业库存周转率不稳定、销售控制措施有限,企业内部控制管理水平的提升陷入困境。因此,可以从机械制造企业的内部组织结构、内控认识、采购控制流程等方面入手,探讨企业内部控制管理的关键节点,从而有针对性地分析企业加强内控管理的措施,以期企业内部控制水平得到持续提升。
  关键词 机械制造企业 内部控制 内控管理
  一、引言
  大型机械制造企业兼具生产型企业和销售型企业双重性质,其内部控制管理状况直接影响企业的综合费用、营业收入、绩效增长率。因此,在市场风险提升、企业外部竞争加剧的营商环境下,机械制造企业要提升效益水平,需要立足于内部控制管理的各关键节点,特别要贴合机械制造行业的实际,探讨内部控制的改善措施,以实现企业内部治理结构的持续优化、内控管理水平的稳步提升。
  二、机械制造企业内控管理的关键环节
  (一)原材料中间产品的采购控制管理关键点
  由于机械制造企业要销售输出大量最终产品,所以需要进行规模庞大、种类复杂的原材料采购活动,从而支撑企业持续的生产运营活动,因而企業的内控管理流程设计面临难点。也就是说,由于企业方、供应商方面以及采购合同方面的弱化控制因素难以控制,企业原材料中间产品的采购内控管理关键点值得企业深入探讨。一是因为企业方面采购控制不力。尽管不少机械制造企业设立了专门的采购部门,但是具体采购管理活动中的采购计划编制、采购报价预算、采购计划执行、采购计划验收等环节依然存在薄弱点。企业超需求采购、供应商资质审批不严、采购付款审核不力等现象偶发,不利于企业采购控制质量的提升。二是采购合同的执行控制力度弱化。目前,大多数企业通过招标方式遴选供货方后签订并执行采购合同,一定程度上实现了公开、公平、公正,但是也促成了些许招标舞弊的现象。部分供应商恶意揣测采购价款底线,甚至出现采购货品价质不符的现象,影响了企业采购的经济效率。三是采购供应商的选择程序不完善。由于机械制造企业没有全面设计供应商供货质量、供货能力等多维度的内控信息评价机制,同时没有形成供应商历史信用评价程序、编制供应商选择报告等程序内容,无法充分掌握目前供应商的生产能力、信用能力以及生产质量,最终无法为企业科学选择供应商提供决策支持。
  (二)综合费用控制环境有待优化
  由于企业内部控制意识环境和内部组织结构环境对成本费用的控制力度具有重要影响,企业内控意识弱化、组织结构不科学会对综合费用管控产生不利影响。一是内控意识弱化会对费用控制产生不利影响。尽管不少机械制造企业进一步健全内部控制制度,同时使企业全员执行各项内控机制,但是内控意识在企业各级部门、各级分支机构的现状不容乐观。尤其是内控信息控制弱化、内控沟通认识浅显、内控监督形同虚设等现象,使机械制造企业的综合费用控制效果不佳。例如,内控信息控制弱化使企业会计信息失真,导致企业生产、销售各环节的费用支出虚增。二是组织结构不科学会对费用控制产生不利影响。由于个别机械制造企业尚未健全监事会、职工代表大会等监督机构,企业生产决策、采购决策、销售决策、预期发展战略决策的制定欠缺内部风险分散机制的作用,企业内部控制机制失效,导致企业生产过剩、销售不力、采购过剩等决策不良风险频发。同时,尽管个别企业具备内控监督机构,但是企业对监督流程的执行弱化,企业费用内控的水平难以提升。
  (三)财务、生产、销售部门的内控沟通监督力度不足
  由于企业业财融合进程缓慢,生产和销售部门的内控沟通不力,机械制造企业的内控管理水平难以提升。一是财务和生产销售部门的内控沟通机制不完善。由于企业业财融合进程缓慢,或者企业欠缺业务和财务层面的内控信息沟通机制,企业财务部门和生产销售部门的管理信息交换不全面,财务决策滞后、超前于企业生产销售策略的调整。二是销售和生产部门的内控沟通机制不健全。由于机械制造产品销售具备一定的周期性,加之生产部门和销售部门欠缺有效的内控信息沟通活动,生产部门无法掌握销售部门的需求信息,销售部门无法充分掌握生产部门的产能信息,导致库存积压或库存不足等内控风险偶发,影响企业的周转率。
  三、机械制造企业提高内控水平的措施
  (一)完善生产物资采购的内控流程设计
  要保证机械制造企业稳步提升内控管理水平,企业管理者不仅要从自身的采购控制流程入手,还需要加大对选择供应商、采购合同等流程关键点的控制力度,从而实现采购控制质量的提升。一是强化企业内部采购控制。机械制造企业要在设置专门采购部门的基础上,加大采购部门和企业生产部门的沟通力度,使内部控制机制运行顺畅、采购计划编制科学、预算报价符合企业效益目标、采购执行监督有力、采购验收可靠,最终保证企业采购内控程度的提升。例如,机械制造企业的管理者需要提高采购计划的编制站位,特别是生产部门的编制者需要依据市场销售合同、生产计划编制采购计划,同时对市场需求进行科学的建模预算,最终形成足够合理的采购计划,杜绝超需求采购现象。二是建立健全采购招标的控制监督机制。为杜绝供应商招标舞弊的现象,机械制造企业需要对采购招标过程严格执行岗位不相容原则,使评标委员会任免、采购合同签订人员等采购管理环节得到有力的监督,以杜绝供应商的采购违规行为,提升采购计划的执行质量,最终保证企业采购的经济效率。例如,灵活变动的任免评标委员会,使供应商的采购违规行为无处生存。三是完善采购供应商的选择程序。这需要机械制造企业依据供应商的供货质量、供货能力、履约能力等多维度合同执行信息,健全供应商评价指标体系,将交货准时率、原始订单履约率、追加订单履约率等指标信息纳入企业内控信息体系,使企业采购部门能够科学及时地调整采购管理决策,以支持企业生产、销售计划的准确调整。
  (二)优化企业内控管理环境
  机械制造企业要提升内控管理水平,需要持续优化内控管理环境,这可以从两方面入手。一是实现内控意识环境的良性转变。要保证内控意识在企业各级部门、各级分支机构深入渗透,管理者要强化内控信息控制,使企业通过内控委员会、内控风险管理部门等媒介,向企业全员传递内控沟通认识、内控风险认识,避免内控失灵风险、内控沟通不畅风险的发生。例如,健全企业会计信息控制机制,通过凭证核验、库存盘点等形式,使企业财务人员实现对会计信息可靠性的监督,以保证企业费用控制措施的顺利执行。二是改进企业内部权力环境。这需要企业健全监事会、职工代表大会等监督机构,使其肩负起制衡内部各项治理决策的责任,从而达成决策风险分散的目标,最终保证企业生产采购销售决策、发展战略决策的安全制定。例如,健全职工代表大会,可以促使企业完善内部控制机制,使企业部门机构改革、内部决策调整、文化建设符合员工需求,从而保证企业形成稳定健康的内部控制氛围。
  (三)健全企业内控沟通体系
  机械制造企业提升内控管理水平,还需要健全的内控沟通体系,使其作用于企业财务、生产、销售决策的协调。一是完善财务业务部门的内控沟通机制。这需要机械制造企业加速业财融合进程,使企业财务管理者参与销售流程的探讨执行。特殊情况下,可以将财务流程前置于业务流程,促使企业生产部门、销售部门及其他辅助配套部门认识到业务的合规性要求,最终保证企业财务决策支持业务战略的顺利实施。例如,机械制造企业的财务部门和销售部门进行信息交换,使财务掌握预期市场需求的变动、预期市场形势的变化,从而有助于财务层面审批和控制采购决策生产决策,最终顺利支持企业业务战略的全面实现。二是健全销售部门和生产部门的内控沟通机制。为应对机械制造产品库存周转率不稳定、销售周期长等特征,企业生产计划和销售计划的调整需要同步进行,使需求信息、生产信息、财务信息在信息反馈沟通机制中切实发挥作用,以杜绝库存积压、库存不足等内控风险,最终将内控管理作用于企业经济效益的提升。
  四、结语
  机械制造企业由于财务控制、生产管理、销售控制活动的协调难度大,而且内控环境的创造和采购控制存在薄弱环节,企业内控管理水平的提升受到影响。因此,机械制造企业要提升内部控制水平,不仅要优化内部控制环境,还需要健全内控沟通机制体系,完善生产物资采购的内控流程设计,从而实现企业销售、采购、生产决策的协调运行。
  (作者单位为四川省简阳川田机械阀业有限公司)
  参考文献
  [1] 郭兴月.制造业企业采购内控流程的设计与控制研究[J].纳税,2020,14(10):89-91.
  [2] 王晓丽.制造企业内控管理中的关键环节探讨[J].市场观察,2020(04):72.
  [3] 刘冕.财务管理在机械制造企业内控中的发展应用[J].全国流通经济,2019(02):54-55.

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