人社局档案管理策略探讨

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作者:无, 字数:10331

  摘 要 人力资源与社会保障局的档案详细地记录了人力资源与社会保障局各项工作,是展现人力资源与社会保障局工作水平的重要凭证。本文以人力资源与社会保障局档案管理为分析对象,首先介绍相关概念,接着分析人力资源与社会保障局档案管理存在的问题,例如人员结构不合理、工作模式单一等,最后论述优化人力资源与社会保障局档案管理的策略,以提升人力资源与社会保障局档案管理质量,为社會提供良好的人力资源与社会保障服务。
  关键词 档案管理 人力资源 对策
  人力资源与社会保障局是政府机构,应当坚持为人民服务的理念。人力资源与社会保障局的档案资料记录了人力资源与社会保障局的各项活动,是人力资源与社会保障局为社会提供服务的第一手资料。正是由于档案在人力资源与社会保障局中具有非常重要的作用,所以人力资源与社会保障局需要提升档案管理质量。
  一、相关概念介绍
  (一)档案
  档案是各项社会活动的原始记录,是国家、机构或者个人在活动中形成的文字、图表以及其他形态的历史记录。档案具有真实性、全面性等一系列特点。目前,档案形式多种多样,包含纸质形式和电子形式。
  (二)人力资源与社会保障局档案管理
  人力资源与社会保障局档案管理是指人力资源与社会保障局统一规划和管理自身档案的各项工作,主要包含档案收集、鉴定、利用、整理等一系列管理活动。一般而言,人力资源与社会保障局档案管理具有法治化、现代化、服务性等一系列的性质。法治化要求人力资源与社会保障局的档案管理必须依法管理,现代化主要是指人力资源与社会保障局档案管理需要依托现代技术,服务性主要是指人力资源与社会保障局必须坚持档案为社会服务的思想。
  二、目前人力资源与社会保障局档案管理存在的问题
  (一)档案管理人员结构不合理
  目前,人力资源与社会保障局档案管理人员以兼职为主,工作人员能力远低于实际工作要求,影响了人力资源与社会保障局的档案管理质量。与此同时,人力资源与社会保障局档案管理人员普遍拥有初级职称,拥有中高级职称的专业人才少,导致人力资源与社会保障局难以有效提升档案管理水平[1]。随着信息技术的快速发展,信息化时代对档案管理的要求更高,但是人力资源与社会保障局档案管理人员并不适应信息化时代档案管理的要求,阻碍了人力资源与社会保障局档案管理工作的开展。
  (二)人力资源与社会保障局档案管理工作模式单一
  目前,人力资源与社会保障局档案管理工作是一种封闭被动的工作模式,仅限于收集档案和整理档案,缺乏主动利用档案的意识,现有工作模式是一种被动式工作模式。与此同时,人力资源与社会保障局的档案服务方式单一,仅仅是档案查询服务工作,缺乏深层次的挖掘。
  (三)人力资源与社会保障局档案管理效率低
  目前,任何人以任何形式利用人力资源与社会保障局档案都必须获得批准。例如,个人申请利用档案,必须提交个人有效证件,同时需要经过批准,方可查阅档案资料。由于存在诸多限制,所以人力资源与社会保障部档案信息利用效率极低。与此同时,人力资源与社会保障局档案工作的信息化程度不高,大部分档案资料仍以纸质载体形式储存,无法实现全文检索,只能通过人工检索方式提供利用服务,难以实现高效精准的信息查询。
  (四)人力资源与社会保障局档案管理资源有限
  目前,人力资源与社会保障局档案资料仅来自本单位,具有局限性。人力资源与社会保障局的档案资料只能够体现出本单位的各项管理活动,几乎不涉及本单位之外的各项档案资料管理,导致人力资源与社会保障局档案难以发挥服务社会的作用。受管理活动影响,现有档案管理依旧是以纸质载体为主,档案利用形式单一,严重影响档案资源利用服务效率,导致档案服务工作效率低下[2]。与此同时,人力资源与社会保障局各类别档案资源分布不均匀,宏观政策方面档案资源较多,缺少微观具体的档案内容。除此之外,人力资源与社会保障局缺少具有当地特色的档案资源。
  三、优化人力资源与社会保障局档案管理的相关策略
  (一)明确档案管理工作的指导思想和原则
  1.明确档案管理工作的指导思想
  第一,正确认识档案管理工作在人力资源与社会保障局中的地位。人力资源与社会保障局属于政府部门,应以服务社会作为己任。人力资源与社会保障局档案资料可以为社会开发利用人力资源提供宝贵的一手资料,有效挖掘人力资源潜力,充分调动人力资源优势,以提升社会经济建设的质量。因此,人力资源与社会保障局需正确认识档案管理的作用,确定档案管理工作在人力资源与社会保障局中的地位。
  第二,树立与时俱进的工作理念。信息技术的快速发展导致社会进入信息化时代,人们对信息的需求越来越多,给人力资源与社会保障局档案管理工作发展带来了时机。人力资源与社会保障局必须抓住时代发展机遇,用发展的眼光看待档案管理工作,充分挖掘信息时代人力资源与社会保障局档案管理的潜力,不断拓展视野,开放思路,摒弃传统被动的工作思维,提升档案管理工作水平。
  2.明确档案管理工作的指导原则
  第一,实用性原则。人力资源与社会保障局档案管理必须坚持实用性原则,这是档案管理工作的本质,也是合理开发和利用档案资源的目的。为此,人力资源与社会保障局需要丰富档案资源,从不同角度挖掘信息资源,为社会发展提供全方位服务。
  第二,时效性。人力资源与社会保障局档案管理工作必须坚持时效性原则,这是档案管理资料发挥作用的基础。人力资源与社会保障局必须注重档案时效,及时收集最新资料,以提升档案资料含金量,为社会发展提供优质档案服务。
  第三,服务性原则。人力资源与社会保障局档案管理工作为人力资源与社会保障局的管理活动提供服务,充分发挥档案在人力资源管理方面的作用。人力资源与社会保障局档案管理不仅要提供档案查阅服务,还需要提供其他各方面服务,例如档案资源开发、统计、收集等[3]。   (二)活化档案管理资源
  第一,丰富馆藏资源。收集档案资料是丰富档案资源的基础工作,是一项长期而又连续的工作,是一项制度性工作,也是档案管理的基础工作。为此,人力资源与社会保障局需要建立归档制度,明确归档范围、归档程序,及时收集有价值的档案信息,提升档案管理工作质量。与此同时,人力资源与社会保障局还需要分析档案利用需求,调整档案结构,大力发展信息化档案资源,同时也需要大力拓展特色档案资源,以丰富人力资源与社会保障局档案资料。
  第二,加强档案资源数字化建设。为了提升档案管理质量,人力资源与社会保障局需要持续推动档案资源数字化建设,可以采用二进制编码储存档案信息,加强计算机技术在档案管理中的運用,及时收集、整理、鉴定、保管档案资料,建立数字化档案信息库,充分发挥出计算机在快速检索方面的优势,以持续推动档案资源管理数字化。
  (三)提高档案管理工作者的素质
  随着信息技术的快速发展,档案管理工作步入了信息化时代。在人力资源与社会保障局档案管理中,人力资源成为了档案管理工作的第一要素。因此,人力资源与社会保障局需要提高工作人员的综合素质,使工作人员满足信息化时代档案信息管理的要求。人力资源与社会保障局可以优化档案管理人员配置,从学历、专业等角度打造一支高素质的管理团队,同时加大档案管理人员培训力度,使他们拥有足够的能力,胜任档案管理工作[4]。与此同时,人力资源与社会保障局还需要完善工作人员管理制度,定期进行工作人员能力测评,淘汰不合格的工作人员,提升工作人员的工作质量,使工作人员可以满足档案管理需要。
  四、结语
  为了优化档案管理,人力资源与社会保障局需要正确认识档案管理工作的重要性,同时必须树立与时俱进的工作理念,明确档案管理工作原则,活化档案管理资源,提高档案管理工作者的素质,以提升人力资源与社会保障局档案管理的质量,为社会发展提供充足的人力资源保障。
  (作者单位为绥宁县人力资源和社会保障局)
  [作者简介:张植平(1986—),湖南绥宁人,本科,馆员,研究方向:社会基本养老保险。]
  参考文献
  [1] 刘佳.提高政府档案利用水平的路径[J].黑龙江科学,2019,10(05):130-131.
  [2] 满玉平.乡镇综合管理背景下的档案管理规范化分析[J].现代交际,2019(09):128+127.
  [3] 高海英.乡镇政府档案管理信息化建设路径[J].智库时代,2019(41):19-20.
  [4] 白杨.电子政务环境下政府档案管理模式的转变分析[J].办公室业务,2017(20):181.

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