大数据背景下强化高校财务管理的思考

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  摘 要 相较于传统的数据库管理模式,大数据具备超高的信息采集、分析、存储和管理能力,还能够兼顾数据信息来源真实性和潜在价值性。通过大数据的应用,可以充分发挥智能分析作用,为高校提升业务能力和决策质量提供信息支持。本文以大数据的应用为研究背景,分析大数据对高校财务管理工作的具体影响,并针对高校强化财务管理工作提出相关的策略与建议。
  关键词 大数据背景 高校 财务管理
  一、大数据基本含义与应用意义
  大数据作为一种新型的数据处理模式,其应用价值来源于数据分析环节,从海量数据中挖掘出隐藏的、有价值的信息进行分析,并应用于财务管理工作当中,以创造经济价值作为管理目标。现阶段,在大数据不断普及与应用的当下,大数据已经逐渐成为国家战略中的重要组成部分。数据驱动当今社会的发展,而高校作为国家科研创新的一线单位,大数据的技术发展必然会延伸到高校财务管理领域,将高校的财务管理工作向科研、教学、学生等方向拓展。通过大数据的应用,不仅可以优化高校财务管理模式,还能够有针对性地改进财务管理工作中的不足之处,对于高校的长远发展具有重要意义。
  二、大数据对高校财务管理工作的影响
  (一)财务分析方面
  数据分析是大数据应用的主要功能之一。与传统的数据分析存在差异,高校以往的数据分析工作都是以事后分析为主,即对已经发生的业务活动产生的数据进行分析;而大数据分析具有前瞻性和预测性,是对尚未发生的业务活动及决策事项进行分析。同时,高校财务会计在会计核算与数据分析过程中,由于财务报告编制时间较长,且反映的是已经发生的经济活动,财务报告信息的滞后性给企业决策带来很大的不确定性。而大数据采集和获取的信息更加广泛,不仅包括历史数据,还能够结合外部环境预测未来,并从大规模数据中采集出有价值的数据进行专项分析,极大地提高了财务分析工作的准确性,对于高校决策有效性的提升具有重要意义。
  (二)数据处理方面
  通过大数据的应用,能够将原本储存于不同数据库及管理模块的信息数据串联起来,实现财务数据与业务数据的共享和互通。从高校财务管理的现状来看,不同的财务数据通常储存在不同的管理系统中,例如固定资产、图书、房屋等数据主要存储在资产管理系统中,员工个税缴纳、教职工薪资、社保缴纳情况等数据储存在人力资源管理系统中。在这一情况下,对数据的共享与交流造成了一定的限制。而通过大数据的应用,能够将分散在不同系统中的财务数据高效整合起来,为后续的数据加工与数据分析奠定基础。另外,大数据在数据处理方面的应用,可以对不同系统和平台的数据进行采集和对比,有效提升财务管理质量。例如在财务报销业务中,大数据技术能够自动查验增值税发票的真伪,并避免重复报销等行为,极大地提升财务处理效率。
  (三)财务流程方面
  大数据技术的应用不仅对财务管理工作提出了更高的要求,还需要对业务流程进行梳理再造,创建全新的工作方式。大数据技术与互联网技术的联通在数据快速处理的基础上,增加了数据的传播性和存取性,极大地提高了作业环节运行效率。例如高校可以利用信息技术开展网上报账活动,压缩审批链条,将审批业务从线下转移到线上,有效解决“签字难、报账难”的问题;同时,将报账审批权限嵌入系统审批流程,可以避免越权审批或漏签等现象,严格执行财务审批环节,有效提升高校的资金管控能力。
  (四)财务人员方面
  自2019年1月1日起,高校与其他事业单位一样,正式实施新政府会计制度,这使得高校财务管理工作要同时执行权责发生制与收付实现制,对财务数据和预算数据分别编制数据报表,使财务工作人員的工作量大幅度增加。而大数据环境下,通过信息技术的应用,可以使会计科目伴随项目执行和资金结算工作自动生成相应的会计凭证;同时,高校的票据管理业务、电子缴费业务以及综合查询等,都可以在信息系统中统一处理,教职工和学生能够实现异地办理财务手续。大数据的应用不仅可以减少财务工作人员的工作量,也能够使校园管理服务更加智能化和人性化。
  三、大数据背景下高校强化财务管理工作的策略
  (一)构建财务管理信息化平台
  充分利用大数据技术,立足于战略高度,对高校的各项作业环节与信息管理模块进行整合,通过统一规划、设计与运行,搭建全面覆盖的财务管理信息化平台。在这一过程中,首先,高校要将信息化应用纳入预算范畴,针对信息化管理平台建设配备相应的硬件设备和软件系统。在给予资金支持的同时,结合高校财务管理工作的特殊性,事先做好系统功能布局与设计,并制定统一的数据处理标准化流程,指导财务管理工作的开展。
  其次,明确财务管理信息系统框架内容。将系统分为4个功能板块,包括业务处理、用户自主服务、数据集成共享以及基础功能设置。其中,业务处理模块主要处理财务相关业务,设计内容包括会计核算、收费管理、支付结算、报表编制、薪酬管理、财务报销、预算管理、一卡通管理等;用户自主服务模块主要服务教职工和学生,具体内容应当包括网上缴费、个税申报、教职工信息管理、学生信息维护、财务信息查询以及网上报账等;数据集成共享模块涉及高校资源管理和业务活动,系统框架设计应当包括科研系统、教务系统、学生系统、资产系统、人事系统以及后期系统等;基础功能模块主要服务信息系统运行,为财务管理信息化建设提供安全稳定的网络环境,因此,该模块主要包括互联网、服务器、数据库、智能终端、安全防护层等。只有建立了完善的财务管理信息系统,才能为高校数据处理和信息交互提供良好的平台。
  最后,高校要基于业务流程的差异性,实现财务管理系统与教务管理系统、资产管理系统以及人事管理系统等模块的对接与整合,确保各项数据能够互通共享。在各项信息的录入、采集、分析、汇总与报告中,提高信息数据的准确性与时效性,满足高校管理层、教职工以及学生等相关人员对信息数据的需求。
  (二)优化财务管理流程   在大数据背景下,将“互联网+财务管理”的新型管理模式应用到高校财务管理工作中,可以通过优化财务管理流程解决管理效率低、手续复杂等问题,有效提升财务管理质量。具体来说,大数据技术可以应用于以下几个方面:其一,设置缴费系统。高校学生可以借助网络平台在学校官网或微信平台上自助缴费,高校财务部门也可以在该平台上查询学生姓名、专业、学号、身份证号、学费信息以及缴费进度等,有效缩短缴费流程。其二,设置网上报账系统。相关部门人员可以利用网上预约报账系统填写报账信息,包括报账项目、报账时间以及报账金额等,并将项目相关的凭证发票转送至接单窗口,快速完成报账业务。其三,设置薪酬发放系统。该系统具备账目自动核对功能,经核对审批以后,系统自动将发放的薪酬资金转入教职工个人账户收入类,还可以对绩效和奖金等费用项目进行区分。
  (三)加强信息风险防范
  高校在大数据背景下实现财务管理信息化的同时,也要考虑到网络安全问题。为了避免信息化应用风险,高校一方面要做好网络外部防护,即通过设置防火墙或应用数据加密技术等,预防外部病毒入侵或系统攻击等问题;同时,高校的技术团队要定期对系统进行网络病毒查杀,排除信息技术应用过程中的安全隐患因素。另一方面,从网络内部防护层面来说,高校应当以管理层级和部门职能为依据,对数据获取和页面登录设置身份识别程序,限制访问身份与访问次数,避免人为泄露或篡改信息。在外部防护与内部管理的共同作用下,全面维护信息平台的安全和稳定,为高校财务管理工作提供良好的环境基础。
  (四)实现会计职能转型
  随着大数据技术的应用,财务会计的工作范畴发生了巨大的变化。一些较为简单基础的工作,可以移交给信息系统完成,财务会计则需要将更多的精力投放在職能转型层面。具体来说,要从财务会计转型为管理会计,不仅要掌握基础的财务管理知识与计算机操作技能,还要深入一线业务活动,了解教育政策改革趋势、特色专业发展方向以及战略教育目标执行进度等,参与高校的项目决策、预算执行以及绩效考核工作等,充分发挥管理会计的分析和预测职能。
  四、结语
  大数据技术的应用必然会给各行各业带来强烈的冲击与巨大的发展机遇,而高校作为人才聚集地,在教育体制改革发展进程中,必须主动适应外部环境,将信息化建设纳入高效发展纲要。通过大数据技术的实践与应用,对财务管理流程进行优化再造,发挥信息技术对高校教职工与学生的服务作用,促进我国高等教育事业快速发展。
  (作者单位为青岛大学)
  参考文献
  [1] 李少娟.大数据背景下高校财务管理创新路径探析[J].当代会计,2020(03):120-121.
  [2] 罗浩洁.大数据时代背景下高校财务管理创新研究探讨[J].中外企业家,2018(09):19-20.

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