优化高校进口设备采购与管理研究

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作者:无, 字数:15741

  摘要:“双一流”高水平大学建设背景下,高校采购的进口设备的种类、数量、金额逐渐增多,不仅在采购方面有高要求,同时也为高校的大型仪器设备管理带来难题。本文结合南通大学在进口设备采购及管理方面的实践经验,一方面从加强设备购置论证、选择合适的采购方式、规范编制招标文件、选择诚信可靠的外商及优质的外贸公司、规范合同模板、加强送货安装验收管理来提高进口设备的采购质量和采购效率;另一方面从完善大型仪器设备管理制度、加强网络信息共享平台建设、加强对实验室人才队伍的建设等方面来实现设备的优化管理,以期为同类院校进口设备购置与管理提供借鉴和参考。
  关键词:优化;进口设备;采购;管理
  中图分类号:G647 文献标识码:A
  0 引言
  仪器设备是高校实验教学、科学研究和学科建设的重要物质基础。近年来,随着高等教育事业飞速发展,办学规模的不断扩大,每年有大量政府资金用于购置仪器设备,由于高精尖的进口仪器设备具有较好的技术性能、极高的精度和稳定性,在高校的仪器设备中所占的比重也不断增加,这些高精度进口设备对高校的发展发挥了重要作用。因此,做好进口设备的采购和管理工作,对高校建设和发展至关重要。本文结合南通大学在进口设备采购及管理方面的实践经验,提出了提高进口设备采购质量和采购效率的建议和设备管理方法。
  1 提高进口设备采购质量和采购效率的建议
  1.1充分认识进口设备前期调研论证的必要性
  设备采购前期调研、论证和立项是整个采购工作的关键环节。申购用户作为最初发起人应当依法、合理地制定采购需求(含供应商条件、技术需求、商务要求等),在此过程中,高校采购部门应重点掌控进口设备采购前的调研论证和评估工作。
  1.1.1建立专家论证制度
  由国资处组织校内外专家严格按照精密贵重仪器可行性论证报告的要求进行论证。可行性论证包括:主要功能和技术指标、品牌型号、选型理由、价格、运行条件、资金保证、利用率及效益预测等方面,通过专家论证后,保证进口设备的先进性、合理性、必要性,同时充分考虑到其共享性,保证设备的利用率,报招投标领导小组审批通过后执行。
  1.1.2要求用户深入调研
  督促并要求用户老师认真对所购设备的详细配置、配套设备、实验耗材、售后服务、设备价格、运行环境等情况做充分的调研,合理编制相关预算与技术参数,防止预算过低或者技术参数缺陷而导致的流标。
  1.1.3协助用户审核把关
  采购部门应主动帮助申购用户多渠道调研不同国别生产厂家设备的详细情况,选择市场占有率高、技术先进、质量有保证的成熟产品,并通过电话、微信、QQ、走访等形式向国内已购用户了解设备运行的真实情况、供货商的诚信、信誉和履约能力,在采购谈判中做到心中有数,将设备的购置风险消灭在萌芽阶段[1]。
  1.2 选择合适的招标采购方式
  《中华人民共和国政府采购法》第二十六条规定:政府采购采用以下方式:公开招标;邀请招标;竞争性谈判;单一来源采购;询价;国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。公开招标应作为政府采购的主要采购方式[2]。 2014年出台《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》增加了竞争性磋商的采购方式。高校部分进口设备生产厂家具有单一性,如核磁共振目前全球只有布鲁克一家品牌符合采购要求,只能采用单一来源的采购方式。某些进口设备如显微镜等由于技术参数复杂,配置多变,无法确定详细参数,同一设备型号相同,配置不同,价格差距很大,可选用竞争性磋商的采购方式,经过几轮磋商后,用户老师及专家对投标产品有了更详细的了解,从而筛选出滿足科研要求的设备,提高了采购质量,比公开招标更能买到性价比高的设备。因此,针对不同的设备类型,在符合法律法规、程序规范的基础上,择优选择合适的采购方式。
  1.3 规范编制招标文件,明确编制要求
  根据《南通大学仪器设备采购管理办法》,申购用户在提出采购申请时,需要提供采购设备的技术参数,但是申购用户提供的技术参数往往不规范、不合理,因此针对这种情况,采购部门应出台关于“标书编制要求”有关规定,明确技术参数编制相关要求及投标商资格要求,应尽量满足3个及以上品牌,坚决杜绝照搬照抄一家供应商的技术参数或是在不重要参数上、投标资格上故意设限;尽量使满足参数要求的投标商均能来投标,形成投标商之间的有效竞争,给学校更多的选择机会,从而购买到性价比高的设备和优质高效的服务,使高校资金的使用效益最大化。
  1.4 规范合同模板
  进口设备招标采购完成后,需要签订《技术协议》,在免税业务办理中,外贸代理公司不仅需要和学校签订《委托代理合同》,同时还需要与外商签订《外贸合同》。为了保证设备安全高效的采购,制定相应的合同模板,明确各方责任,详细写明设备代理费、设备国别、厂家、规格型号、配置清单、技术指标、质保期、验收标准、售后服务、索赔期、验收标准等信息,请学校法律顾问对合同条款进行审核,不能有法律漏洞,有了规范的合同模板,提高了履行合同效率,明确了双方责任,有效防范合同中可能存在的风险。
  1.5 选择诚信可靠的外商及优质的外贸公司
  在进口设备的调研论证中,不仅要对设备的技术参数、规格型号、配置等进行论证把关,还要对其履约能力、诚信程度进行调研,尽量避免单次授权的代理商,加强采购过程监管,将风险消灭在萌芽状态。同时在招标采购过程中,要求进口设备非生产厂家投标,需提供生产厂家(或全国总代、全国独代)出具的销售代理授权书或本项目的专项投标授权书。没有特殊情况采用信用证付款,或采用后T/T的付款方式,从而保证资金安全。由于高校没有进出口资质,因此需要外贸公司代表学校办理设备进口免税、报关、清关等手续,负责保障资金安全、运输安全[3]。因此,外贸公司优劣直接影响到整个进口设备的采购效率。因此,首选要选择实力雄厚、业务能力强、信誉好、规模大的外贸代理公司,这样的外贸公司业务人员更专业、经营管理良好,能充分考虑学校利益,更好地保证学校资金的安全。   1.6 加强送货安装验收管理
  一是货物到港后外贸公司负责办理通关手续及内陆运输任务并检查货物的包装是否完好,若包装有破损或装箱标志发生变色等状况应及时取证记录,并帮助学校办理补货、退换、索赔等事宜。因此外贸代理公司必须对进口设备内陆运输过程购买保险,并及时送货;二是对接货老师进行培训,包括接货注意事项(如包装的完好性、警示标识情况等);三是提前做好设备场地、环境改造工作及配套设备的购买工作,对到货后无法安装设备,影响设备正常验收使用的学院或部门进行通报,对其后期购买设备或申请资金支持进行延迟或不予购买;四是及时组织安装调试验收。设备到货后的拆箱验收也是设备验收的重要一环。先是对设备到货后的外包装进行检查,没有问题后,再进行拆箱,严格按照合同清单、装箱清单对设备进行核对,并认真做好开箱记录,参加开箱人员签字确认,如有问题及时拍照取证,并通知商检部门出具证书,作为索赔依据要求外商及外贸公司尽快解决。再次是设备的技术验收。技术验收时招标采购过程的最后关键环节,设备能否通过验收、中标单位能否拿到全额设备款,就在这个环节。按照技术协议的技术指标要求及时进行安装调试,组织有经验的专家进行验收,对进口设备使用效益进行综合评估,多方联动,提高合同履行监管水平, 同时邀请纪委监督采购合同的履行,必要时邀请未中标单位一起验收,详细记录遇到的问题及专家意见,并请验收小组人员签字,为后期支付尾款或索赔提供依据。进口设备,索赔期为到岗后的90天内,质保期一般为一年。发现问题,能在索赔期或质保期内及早解决,从而降低进口业务中的风险,切实维护学校利益。
  2 提高进口设备管理水平的建议
  “双一流”高水平大学建设背景下,高校采购的进口设备的种类、数量、金额逐渐增多,且高校大部分大型仪器设备大多为进口设备,为高校的教学质量和科研水平的提升注入了新的活力,为培养高素质人才队伍、成就优秀科研成果起到了巨大的推动作用,如何优化资源配置,推动资源共享,提高大型仪器设备的使用率,提高财政资金使用效益,是摆在设备管理人员面前的重要课题[4]。
  2.1 完善大型仪器设备管理制度
  一是制定科学合理的开放共享办法,建立大型仪器设备开放、共享、运行、维护、用户培训、使用管理等管理制度,保障大型仪器设备的良好运行与开放共享;二是建立大型仪器设备日常管理的评价、奖惩机制。部门之间、学院之间、部门与学院之间要加强沟通与协作,形成统筹规划、协同配合、科学管理的良好环境,做好大型仪器设备开放共享工作。重点评价用户各种管理制度的落实执行情况、设备的完好率和日常维护和保养的情况、用户的反馈意见、有效服务机时、服务质量以及相关研究成果的产出、水平与贡献,培养人才的数量和质量等。学校定期对大型仪器设备的开放共享情况进行考核评价并向全校公布,考核结果作为学院年度考核的重要内容,表彰每年评选大型仪器设备开放共享先进单位和先进个人。对开放共享效果好、用户评价和使用效率高的学院(部门)给予优先采购权,并根据学校设立的测试专项基金,分年度核拨到学院(部门)。对考核差的学院(部门),进行通报批评,停止新购同类仪器设备或调剂至有需要的单位,考核工作旨在提高各管理单位的重视程度,仪器设备开放共享数据进行汇总分析,为学校大型儀器设备管理工作提供决策支撑。强化大型仪器设备购置的论证环节,从而避免重复购置,充分利用财政资金,提高投资效益。
  2.2 网络信息共享平台建设
  按照《南通大学大型仪器设备共享管理办法》正式投入使用后,新购置的大型仪器设备,符合开放共享的,应在完成安装使用验收之日起30个工作日内加入“大型仪器设备开放共享管理系统”,详细填写设备基本信息、位置分布、使用情况、测试范围等内容,且学校“大型仪器设备开放共享管理系统”应具备开放服务信息的发布、查询、预约、使用记录、测试费结算、测试数据传输等功能,信息公开透明,促进办公自动化,方便校内外各类用户使用,通过信息化管理手段更加方便、有效地管理仪器设备的使用与维修、维护、提高仪器设备的管理效率和利用率。
  2.3 加强对实验室人才队伍的建设
  实验技术人员在大型仪器设备的使用管理中扮演着重要角色,因此加强对实验室人才队伍的建设,提升科研技术人员的专业知识水平、业务技能是将仪器设备管好、用好的关键[5]。
  2.3.1 优化实验技术人员队伍
  注重调节设备管理人员的学历、专业、能力结构,鼓励科研人员充实到设备管理员队伍中,根据不同人员的专业特长来管理相应的设备,发挥设备管理人员优点,建立起高素质、结构合理的实验技术队伍,并对其考核和调整,充分发挥仪器设备管理人员的主观能动性和创造性,确保实验室设备的完好率,提高工作质量和效率[6]。
  2.3.2 加强业务技能培训
  通过理论学习、业务培训、举办讲座、专题讨论等方式,加强对实验技术人员的培养与激励,不断提升设备管理人员的专业素质。尤其是设备管理人员要与时俱进,不断更新知识,学习新技术,了解设备最新的发展动态,拓展仪器设备的使用范围,并且鼓励他们进行专业进修,开发设备新的功能,深入挖掘仪器的内在潜能,不断更新管理理念,进而进一步提高大型仪器设备利用率和开放共享绩效,提升管理水平[7]。
  3 结束语
  高校设备进口设备采购与管理工作是一项复杂的系统工程,在学校教学科研工作中起着非常重要作用[8]。随着进口设备增多,高校进口设备采购管理中所面临的新情况、新问题也愈显突出,设备采购及管理部门应在实践中不断思考,总结工作经验,对出现的问题隐患及时整改,创新工作方法,完善采购制度,认真做好进口设备采购中每个环节的工作,保证所购进口设备的先进性和可靠性,同时完善管理体制,加强实验队伍建设,提高管理水平,推进大型仪器深度共享,提高大型仪器利用率,最大限度地提高仪器设备的投资效益,助推“双一流”高水平大学建设,为培养全能人才和多出科研成果做出贡献。
  参考文献:
  [1]  庄彬.优化高校进口设备采购与管理[J].实验室科学,2016,19(6):227-229.
  [2]  操天明.论高校仪器设备招标采购前加强调研工作的对策[J].科教文汇,2017(12):129-131.
  [3]  王峰.高校科教用品免税进口采购管理优化探究[J].实验室研究与探索,2016,35(11):276-279.
  [4]  张艳玲,冯信平,徐志.提高科研院所大型仪器设备管理水平的思考[J].实验室研究与探索,2017,33(11):287-289.
  [5]  单思,聂鹏,尚广彬.高校大型仪器设备购置与管理的探索与研究[J].实验室科学,2016,19(15):195-197.
  [6]  牛书花.高校设备管理中存在的问题及对策研究[J].科技信息,2012(31):242.
  [7]  刘兰涛,车中强,关会林.论高校大型仪器设备管理的思考与实践[J].价值工程,2013(6):196-197.
  [8]  杜爱雪,李达亮.关于高校科教用品设备办理免税的思考与实践[J].中国现代教育装备,2016(1):1-2.

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