高校会计档案强化管理路径分析

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作者:无, 字数:11970

  摘要:会计档案作为一个单位的重要工作之一,反映了单位的整体运行情况,对于高校来说也是如此。高校中的会计档案能够侧面地反映出财务管理工作的开展情况,同时也可作为评判高校正常运行的一个重要凭证。就目前的情况来看,高校会计档案管理工作,还存在着一些问题,因此,本文就此问题有针对性地进行了研究并提出了相应的解决措施。
  关键词:高校;会计档案;管理
  中图分类号:G250.7 文献标识码:A
  高校中的会计档案包括学校教学工作、科研工作、管理工作以及资金运行等情况在内的整体工作的历史记录,能够充分地展现出高校的整体实力。在科学的基础上对会计档案进行合理利用,才能够真正地发挥出会计档案的优势,促进高校的发展和运行。
  1 会计档案管理概述
  会计档案作为重要的经济档案,在会计工作的管理过程中发挥着重要的作用,同时具有重要的价值参考。除了对于会计信息资料的采集之外,最重要的便是对于档案的管理工作。除了各类凭证之外,还需要以纸质版形式或者硬盘储存形式来将主要的数据、图表等进行存储。会计档案有着多重的特点,例如资料信息的知识性、信息来源的广泛性、内容的专业性以及档案的严密性等。档案不仅可以作为分析某单位的经济运行依据,还可以作为史料进行研究某个地区的发展状况,还可作为经济纠纷时的凭证进行分析。对于高校来说,会计档案是核算一个学校运行情况的重要内容,根据会计档案能够帮助学校领导层做好决策分析,为学校的运行提供了一定的基础保障,对于促进我国教育发展和改革创新等方面起着十分重要的作用[1]。
  2 当前高校会计档案管理中存在的问题
  2.1会计档案资料采集不全面
  高校会计档案,由于需要收集的资料信息相对较多且比较复杂,所以在具体的收集过程中经常出现信息资料被忽略的情况,导致了对会计信息的收集不够全面[2]。最主要的问题还是高校没有足够的重视资料收集与整理的重要性,进而可能导致后续工作中出现各种各样的问题,仅仅采集资金运行情况是远远不够的,除此之外还需要对于高校科研情况、教学工作和管理工作等都加入到整体的考虑之中。另外,当高校涉及到合校或者搬新校区的时候,同样也有可能会造成信息的遗漏,进而使得信息不够全面和完整。
  2.2管理人员素质堪忧
  在管理高校会计档案的过程中,负责资料收集的人员只是针对于会计方面的问题进行整理和应用,而没有将会计档案的管理工作融入到高校教育中进行考虑,这样一来会大大降低高校会计档案管理的整体效率。对于高校的会计檔案管理来说,工作人员除了需要具备一定的专业知识外,还需要有一定的工作经验,更要有一定的实践经验。目前在高等院校中,相关工作人员的整体素质还远远达不到相应的要求,不仅体现在日常工作落实不完善,同时也无法针对现有的问题进行积极地改正。
  2.3未形成完善的管理制度
  对于档案管理来说,鉴于他自身的特殊性和特点,高校需要有针对性地制定相应的管理制度。但是在进行高校会计档案管理的过程中,由于缺少一定的工作标准,所以在具体的实施过程中难以实现完整的管理制度,这同时也影响了管理制度的创新发展和改革。这也反应出了高校在新时代下不能满足档案工作的要求,也不能建立相应的工作机制,进而可能影响高校的未来发展。随着信息化时代的到来,对于会计档案的管理提出了更加严格的要求,针对当前出现的问题必须加快建立健全相对完善的管理制度,能够在制度的规制之下及时地解决在会计档案管理过程中存在的问题,提高管理的效率。
  2.4信息化程度低
  随着信息时代的到来,对高校会计档案的管理工作提出了更加严格的要求。但是,目前在很多高校会计档案的管理工作所采用的方法,仍然是较为传统的计算方式,这种传统的管理方式很难满足当前社会的需求。为了能够与时俱进,高校要不断地顺应时代发展的潮流,提高管理方式朝着信息化的方向发展,构建现代化信息管理体系。另外,随着互联网的发展,纸质档案具有的劣势正逐渐地暴露出来,针对这种情况需要逐渐促进对于电子档案的发展,为高校会计档案的管理提供一种全新的发展思路。 除此之外,工作人员的思想观念较为陈旧,无法真正理解信息的快速发展,进而对于一些较为先进的知识和操作不能及时掌握,影响工作的效率。
  3 提高高校会计档案强化管理的措施
  为能够充分地做好高校会计档案的相关管理工作,需要针对当前出现的问题进行探究和分析并提出相应的解决措施,以便能够促进高校得到更好地发展。
  3.1根据高校的发展特点正确划分归档范围
  作为会计档案的管理工作来说,不同的行业和岗位中有着不同的处理办法,对于高校来说也是如此。会计档案的归档需要充分符合国家制定的相关办法,由财务部门按照整理方式来制定形成每年的会计档案[3]。当在专业的会计机构保管满一年之后可以移交到高校专门管理档案的部门进行管理。在具体的管理过程中,档案的管理需要充分认识会计档案管理的特点和形成过程,同时结合本校的发展特点来制定切实可行的会计档案管理方式,最大程度地保证会计档案的完整性和准确性。其中涉及到的资料和信息主要是高校在运行以及各类活动中所产生的资金往来、财务报表等,这些都是对于各项活动开展的实际记录。随着信息化时代的发展,对于高校会计档案的归档方式和材料的保存也进行了一定的优化,以便适应高校未来发展的状态和要求。
  3.2提高工作人员的综合素质
  进行高校会计档案管理工作的人员一般都是会计专业毕业的人才,虽然本身有着一定的工作资质,但是由于对于高校运行特点缺少一定的了解,进而可能对于具体的管理工作产生一定的影响。针对这个问题,需要及时地对于相关的工作人员进行一定的培训,确保他们能够全面了解学校的整体运行情况,同时能够充分将两者结合起来。随着社会的不断发展,对于工作人员也提出了更高的要求,不仅仅需要提高业务水平和工作能力,同时面临互联网快速发展的趋势,需要一定程度掌握与互联网相关的知识,以便之后能够将会计管理工作与互联网充分的结合,促进高校的更好发展[4]。为了提高工作人员的工作积极性,在内部可以实行一定的奖惩制度,根据工作人员的具体工作来给予相应的奖励或者处罚。另外,为了能够提高工作的效率,可以大力吸引一些优秀的高素质人才,以便为高校会计档案管理工作注入鲜活的发展力量。   对于管理者来说,需要承担起自己的责任和义务,避免档案管理出现不必要的纰漏问题。只有领导层加强认识,才能够带领工作人员加深对档案管理的认识。为了确保工作人员的工作效率,相关的管理者和负责人需要定期对于档案管理工作进行检查和抽查,避免出现问题进而对学校的发展产生负面的影响。同时在这个过程中也需要开展相应的宣传工作,加强对于管理工作的认识。管理层的领导需要起到一定的带头作用,积极地参加各项培训工作,带领相关工作人员一起共同提高自身素质,提高管理工作的效率。高校根据当前的发展状况可以专门地培养一支优秀的人才队伍,对这个队伍实行严格的管理制度,能够提高工作的整体效率,同时还可以以此作为未来发展的榜样,进而影响其他岗位的工作,形成一种全新的工作理念。
  3.3建立健全管理制度
  制度是保证工作顺利完成的基础内容,同时通过制度也能夠对于工作的实施给予一定的引导和制约。所以,为了提高档案管理的整体效率,需要根据工作的特点来建立健全相应的管理制度。对于档案管理工作来说,需要有一定的针对性,也就是说高校会计档案管理工作是依托于高校来做的相关工作,所以在工作中需要体现出高校的一些发展特点,需要根据高校的实际情况来制定相关的制度和规约。另外,还需要针对当前工作开展情况来合理地划分部门之间的职责,每个相应的部门负责专门的事务,确保权责分明。通过划分责任能够在问题的发生后明确相关责任人,通过深刻探究分析责任以减少之后再出现类似的情况。最后,是对于资料查看的权限规定,为了保证档案的保密性,校内和校外的查阅都需要经过严格的审查环节,同时在查阅的过程中需要做好保密措施以防机密信息外漏等现象发生。对于资料和查阅和归档中,根据各环节之间的不同特点需要严格的制度规定,严格审批每个人的政治背景以及工作态度,避免一些不法分子将机密数据进行泄露。对于严重威胁高校档案管理的人员,需要进行较为严肃的处理,及时拿起法律的武器来维护高校会计档案的安全。
  3.4加强高校会计档案信息化管理
  随着大数据以及云计算等各项技术的发展,对于高校会计档案的管理方式也提出了新的要求。在这个过程中需要及时地更新档案管理,档案不再是难以保存的纸质版而是变成了电子档案的形式,利用电子档案能够使得保存管理的过程变得更加高效透明,对于数据的计算也较为快速,能够在短时间内完成数据的归档和保存。高校在发展的过程中,逐渐向现代化的方向发展,对于数据的处理也需要更加谨慎和透明化,加强信息化管理的水平能够提高对于数据的利用效率,最大程度地实现互联网之下的信息互通。对此,可以建立信息技术基础上的会计档案工作数据库,工作人员可以将一些重要数据和信息在这个数据库中进行共享或者查阅。因为在进入数据库之前会有相应的识别,可以保证进入数据库的人员没有闲杂人等,一定程度上避免了信息资料的泄露。除此之外,可以利用互联网的优势来建设相关的信息平台,将高校的一些资金运行情况向师生进行展示,加强了信息的透明化,同时也能够使得师生能够较为全面地掌握学校的整体动态。
  参考文献:
  [1]  孙盼盼.高校会计档案强化管理路径探讨[J].现代经济信息,2019(17):159.
  [2]  徐荣靖.强化高校会计档案管理提高会计与档案工作质量[J].办公室业务,2013(23):60-61.
  [3]  杨晓慧.对加强高校会计档案管理的思考[J].办公室业务,2016(6):156-156.
  [4]  张永花.高等职业院校会计档案管理问题分析[J].财会学习,2018(14):152.

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