国有企业新基建项目档案管理的实践与思考

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作者:无, 字数:16655

  摘要:国有企业基建项目的档案管理是一项具有意义的重要工作,它详细记载了基建项目的全过程管理。在新时代发展的要求下,新基建项目的档案管理更是对国有企业提出了挑战。在做好传统基建项目档案管理的基础上,更应注重新基建项目档案数字化管理、大数据平台搭建和智慧云等环节融合发展。本文以中国核工业集团有限公司为例,结合对新基建项目档案管理的认识与实践,提出思考的建议,供同行借鉴。
  关键词:国有企业;新基建项目;档案管理;实践
  中图分类号:G276 文献标识码:A
  1 国有企业新基建项目档案管理的现状
  1.1 传统基建项目档案管理工作概述
  1.1.1 传统基建项目档案管理的定义
  国有企业传统基建项目档案管理是以实体工程档案的管理为主体,记载了国有企业基建工程建设的全过程,能够对国有企业基建项目管理过程以及工程实体的面貌以真实、准确、全面和规范地做出反映。既是对基建工程管理、维修改造、扩建翻建以及解决历史遗留问题的重要依据与凭证,又是保障国有资产保值增值的重要实现途径。
  1.1.2 传统基建项目档案管理的过程
  国有企业传统基建项目档案一般由四个环节的管理工作构成,具体包括项目立项阶段、项目开工建设阶段、项目施工阶段和项目竣工验收阶段。档案的具体业务工作,包括档案的鉴定、收集、录入、整理、归档、编研、保护利用等环节。
  1.1.3 传统基建项目档案管理的问题
  由于国有企业基建项目多以“重型规模”的固定资产投资项目为主,项目本身存在建设周期较长、资金投融资规模较大和盈利能力较弱的特点。为此带来国有企业传统基建项目的档案管理工作也存在管理周期过长、阶段较多、程序复杂等问题。
  第一,由于国有企业传统基建项目的工程建设周期长、阶段多,且涉及到方方面面的管理人员较为复杂,当企业注重工程质量和安全的同时,必然会忽略基建档案的管理工作,从而导致形成的成套基建档案存在严重的滞后性。
  第二,企业的领导人员對基建档案的重视程度不够,档案人员多为兼职,且更换也很频繁,有的档案人员刚熟悉业务,就调整到其他岗位,因此管理岗位人员不稳定,造成基建档案收集、整理和归档过程中标准不统一、不规范和不连续等问题。
  第三,由于基建档案涉及的档案形态多样化,由图片、图纸等形式为主,档案设备的配备方面,也需要做出较大投入,避免引起图纸损毁等问题,影响档案的质量。
  1.2 新基建项目档案管理的提出背景
  从2018年12月中央经济工作会议首次提出“新基建”的理念,到疫情的防控期间,国家又多次提出了要加强战略性网络型的基础设施建设,并且提出了新基建项目要“高效、经济、绿色、安全”的现代基础设施体系建设理念。
  国家发改委对“新基建”做出了一个新的定义:要以新发展理念为引领,以技术创新为驱动,以信息网络为基础,面向高质量发展的需要提供数字转型、智能升级、融合创新等服务的基础设施体系。主要的领域涉及5G基建、大数据中心和人工智能等方面,催生未来新型应用领域无限可能。为此,新基建项目的档案管理工作,必然要与“新基建”项目的理念相辅相成,形成融合与发展的新模式。
  1.3 国企新基建项目档案管理的现状
  国有企业新基建项目档案管理应借助新基建项目实现转型升级,不仅要在业务本身方面,向涉及的领域从根本上转变管理思想,更应从举措上呈现持续发展的新模式。具体表现为“N+3”,即“5G基建站+数字档案+智慧云=大数据中心”与“互联网+”有机构成万物互联。供应商、服务商和运营商三方平台作为支持,开启“新基建”档案管理的智能升级。
  结合“新基建”项目档案的管理,应从基建档案管理本身的业务特征出发,从硬件和软件两个方面入手,在顶层设计、领导机构、资金投入和人员配备等方面,为“新基建”项目做好各项准备工作。
  2 新基建档案管理面临的机遇与挑战
  2.1 新基建档案管理的定位发生巨大变化
  新基建档案管理工作不再拘泥于传统基建档案管理工作以纸质化图纸、合同文本和文字材料为核心载体,而是转化为以数字档案为基础的管理定位,这对数字档案的技术设施和设备承载力和使用效率都面临着巨大挑战,是未来智能社会的搭建基础,是决定新基建项目档案管理的关键所在。
  2.2 新基建档案管理助推5G基建站的布局
  新基建档案管理的转型发展,需要数字基础设施提前布局。5G基建站的技术应用落地,将为我国大规模应用奠定坚实的基础。随着5G技术发展的成熟,新基建项目在技术产业渗透加深,以智慧档案、智慧图纸、智慧文献、智慧声像、智慧保护等一系列的管理链条应运而生。在新基建档案管理的利用中,云查阅、云借阅、云检索、云编辑等新形式、新模式都会迅速提高新基建档案管理的发展速度。
  2.3 新基建档案管理要做好结构性的分类
  新基建项目结构的分类,多是以项目呈现的业态相统一。比如,按照军工用途来分类,多是以军工和非军工做出区分。具体来说,非军工的分类,多以民用建设项目为主,民用项目一般包括商业与非商业的用途做区分。商业用途多为以盈利为目的的投资建设项目,比如商务、办公和公寓等用途为主。而非商业用途的多以职工安置、医疗养老和健康教育等用途为主。就国有企业新基建项目的结构分布来看,全国共有多少个新基建项目,其中,91.58%为自有用地上的划转性质所形成的非经营性用途的类型。为此,研究国有企业新基建档案管理项目也是要分门别类,有所侧重。
  3 做好国有企业新基建档案管理工作的建议
  3.1 做好前期规划与顶层设计
  做好新基建档案管理前期的规划与顶层设计工作。新基建项目档案应从管理的顶层设计、前端筹备开始,加强对新基建项目档案的思想认识,特别是要提高国有企业领导层对新基建档案管理的重视程度,充分理解新基建档案管理工作的重要性,把新基建档案管理工作提升到与工程安全质量管理相同的高度。在筹备阶段,就要对新基建档案管理工作做好顶层设计与规划,而不是仅仅在新基建项目过程中体现档案管理的业务价值。   3.1.1 成立领导小组
  成立新基建档案管理领导小组机构,明确分工、厘清职责,明确新基建项目档案领导小组的管理职责,指定各部门主要负责人构成管理办公室,作为常设机构,负责新基建项目档案的日常管理工作。配备专业的档案管理人员,按照干部管理的四有要求,考量档案人员的基本素质,指定专人负责新基建项目的档案管理工作。通过岗前培训,增强自身责任感,提高工作积极性、主动性,在前端参与新基建项目的档案管理工作。加强与各参建单位的沟通与交流,主动介入到参建单位的档案收集、归档、整理和利用等环节中。
  3.1.2 编制工作方案,落实方案内容
  新基建项目档案管理工作需要依据工作方案贯彻落实,编制工作方案应由常设的档案管理办公室落实,内容应包括工作方案的制定原则,落实工作的具体安排,阶段内容和完成节点。最好能够量化分配任务量,明确牵头的人员,跟进落实。
  3.1.3 贯彻方案内容,鼓励全员参与
  在方案正式发布前,应召开全员启动大会,把开展这项工作的目的与意义讲解清楚,提高全员的重视程度,鼓励全员参与。为了便于工作的落实,还应将各职能部门的负责人纳入到日常工作小组的组成人员中,有利于各项工作的落实。
  3.2 做好数字档案建设同步推进
  数字档案建设最早是以电子政务类信息为雏形,利用信息的采集与处理提高档案的收集效率。数字档案更依赖于硬件配套设备的管理水平,为此配备必要的数字档案设备是非常必要的。
  3.2.1 配备数字档案的硬件设备
  在新基建档案管理过程中,应加大对数字档案硬件设备的投入,在建设初期就应做好规划,打出预算,规范采购,为搭建数字档案信息平台提供重要保障,保证数字档案材料具备可容纳的库存空间。便于档案的收集、存储、保护与利用等工作开展。
  3.2.2 保证数字档案的质量
  在启用数字档案材料的录入工作中,对数字档案材料录入的甄选、鉴定等要求都是非常重要的技术参数,确保数字档案材料信息在获取、录入等任务环节中,应对数字档案应用软件建立模型,输入必要的程序编码,编写技术参数,对数字档案录入的有效性、真实性、统一性和可靠性做出甄选和识别,提高数字档案与人工智能的融合发展,保证数字档案的质量水平。
  3.3 提高新基建档案管理执行力
  2020年是集团公司的制度执行年。作为一个新设立的智能管理机构,新基建项目档案管理工作也是从立项阶段,就要提高对新基建档案管理的思想认识,加大对新基建档案管理工作的力度。根据《基本建设项目竣工文件编制及竣工验收管理程序》《工程档案管理办法》《档案归档管理办法》等相关制度要求,提前指导、监督、检查、协助做好工程基建檔案部门的立卷工作,确保档案的规范、完整、准确、有效。在传统基建档案管理的基础上,进行新基建数字档案规范管理,出台《关于进一步加强新基建项目数字档案管理工作的意见》,在新基建项目数字档案录入、甄别和利用等流转过程中,规范详细的档案立卷、组卷和卷内目录的格式要求,固化模版样式,涵盖时间、事由、交接人员签名等手续,保证每一份数字档案有章可循、有据可查、有人可追。
  3.3.1 做好管理制度体系的建设
  做好新基建项目档案管理制度体系的建设,是一项贯彻落实新基建档案管理的龙头工作。凡事有章可循,有据可查,有人可追,就是新基建项目档案管理工作的核心原则。由于新基建档案管理工作不再以传统基建项目档案管理形式存在,而是呈现多元化的表现形态,电子档案、CAD电子图纸、录音录像等声像资料、电子图片、3D展示等新技术都会涉及,为此,新基建项目档案制度不能拘泥于传统纸质档案的管理,还应对新型表现形式的档案做出规范,提出要求,形成体系。
  3.3.2 规范新基建档案的管理程序
  新基建项目的档案标准化的建设要对前端、终端和过程均做出详细的规范,特别是管理程序上的格式要求,要做到点与面相结合,不放过每一个档案程序的流程细节,做到“统一标准、统一格式、统一流程”的“三统”标准。
  3.3.3 形成档案管理常态化监督机制
  新基建项目档案管理工作也要坚持常态监督的工作方式,在日常的管理工作中,养成“自查自纠”的监督习惯,从档案的录入阶段,对于每一个流程都设定二维码,对于重要的证照档案除了设定二维码,还要进行云备份,在档案库里做好主题分类,授权检索权限,限定检索范围,做到对于每一份档案全生命周期的记录。
  3.4 录入等环节与人工智能融合
  人工智能可以说是在21世纪中对于人类本身发展的最大挑战。随着经济高速发展,各行各业都出现了人工智能代替人类处理业务工作的趋势。作为新基建项目档案管理工作,比如录入的业务流程环节,可以与人工智能更好地融合,提高档案管理的效率。
  3.4.1 做好管理人员的上岗培训
  录入环节是档案管理的最前端环节之一。作为档案进入的一项业务,如同在超市购买一件物品进行结账使用扫描二维码相类似。在人工智能的发展中,可以考虑在录入环节使用机器人配合开展录入档案的工作,对机器录入的档案人员做好上岗培训与教育,保证机器录入能够全面真实有效。
  3.4.2 保证归档档案的有效管理
  在完成录入后,每一份档案会对应形成一个条形码。这个条形码是具备唯一性的号码。同时,也是为了保证每一份档案的管理能够有效得到控制,通过条形码查找每一份档案从录入、收集、归档、整理和立卷等一系列的过程记录,最终在查询利用中,实现快速检索的利用目的。
  3.4.3 基建档案收集动态更新要及时
  基建档案的收集如何能够做到及时的动态更新呢?这也要考虑与大数据的技术相结合。在日常的收集环节,将档案的参数做好设置,对于动态更新的内容做好更新,时时进行自查与校验,做到基建档案管理不滞后,保障数字档案与实体档案的同步更新。
  3.5 新基建档案的编研、保护与利用
  3.5.1 做好新基建档案管理的编研工作
  新基建项目档案的编研,要从日常基建项目的档案管理工作中体现,记录每一件节点完成的工作描述,形成项目大事记,作为基础的档案编研依据。在项目实施阶段,比如项目开工建设或者项目封顶等重要节点,形成图像档案,进行归档管理。在召开领导小组专项会议进行工作汇报中,形成的工作汇报材料的word和ppt版本资料、录音声像材料,专项进行归档,便于检查与管理。对于项目月度工作的完成情况编写基建办月度工作简报。
  3.5.2 做好新基建项目档案保护与利用
  传统基建项目的电子图纸、录音、录像等声像档案的管理,都是通过移动硬盘、U盘或者光盘等作为存储载体,进行保护与利用。新基建项目档案的保护,在做好传统基建档案管理的存储与备份工作外,还要与智慧云进行融合,建立云备份,实现云端的共享空间。如果是涉及保密性质的新基建项目档案,还要做好密码的设置与管理。其中,密码管理可以利用人脸识别等新智能技术,实现新基建项目档案的保护与利用。
  3.5.3 开展宣传,为其他企业提供借鉴
  新基建项目档案移交后,利用5G模式开展宣传,为其他的企业提供借鉴。5G模式也是即将使用的一项较为普遍的技术模式,它将为人类开启一项全新的识别平台。作为新基建项目档案管理的后期宣传,可以采用5G的宣传模式,以APP为载体,编制5G视频。为同行业同类型的企业提供新基建项目档案工作全过程的宣传材料,做出新时代的引领示范。
  参考文献:
  [1]  顾强.新基建须与应用场景深度融合[N].学习时报,2020-5-18.
  [2]  国泰君安证券研究小组.新基建产业链全貌[EB/OL].北大纵横网站,2020-5-9.
  [3]  张立娟.企业基建档案工程档案的收集、管理与利用[J].中外企业家,2019(32):101.
  [4]  程琦鸿.国有企业基建项目档案实践探索[J].城建档案,2018(12):74-75.

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