基于PDCA循环构建互联网+医院考勤管理平台

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作者:无, 字数:13254

  摘要:随着公立医院改革的不断推进,医联体的建设和发展给考勤管理工作带来新的挑战,如何提高考勤管理效率是医院人力资源管理者急需解决的问题。本文分析了医院考勤管理存在的问题,研究如何通过 PDCA 循环,利用“互联网+”技术,逐步完善考勤信息管理系统和考勤管理制度,提高考勤上报及时率和准确率,促进考勤管理效率的提升。
  关键词:考勤管理;PDCA循环;互联网+;医联体
  中图分类号:R197 文献标识码:A
  医联体是医疗联合体的简称,是指由不同级别、类别医疗机构之间,通过纵向或横向医疗资源整合所形成的医疗机构联合组织。2017年国务院办公厅印发《关于推进医疗联合体建设和发展的指导意见》,要求促进优质医疗资源上下贯通,加強医联体建设和发展,到2020年,形成较为完善的医联体政策体系。杭州市第一人民医院作为融医疗、教学、科研、预防和社会保健于一体的市属综合性三甲医院,与多家医院组建起紧密型的医疗集团,在医联体中发挥引领作用。随着国家发展战略要求,在医联体建设过程中,除了固有的体制机制障碍外,医联体内医疗机构间信息的互联互通、内部资源、数据共享,是解决医院之间技术、资源和人才顺畅流通的关键。加强信息建设,有利于加快优质医疗资源下沉,为广大患者就医提供更多便利。
  考勤管理是医院员工管理的重要内容,是工资发放、绩效分配、职称晋升等的重要客观依据,是医院内部管理公平性的体现。医院人力资源作为优势资源下沉到基层医院,医务人员流动性增强,给医院的考勤管理带来新的挑战。随着医联体的发展,传统的考勤方式已经无法适应精细化考勤管理要求。本文就医院考勤工作中如何运用PDCA循环,依靠“互联网+”技术对考勤信息系统进行升级改造,对考勤管理工作进行持续质量改进,从而进一步提升考勤管理效率进行深入的探讨。
  1 医院考勤管理存在的问题
  自2008年来,医院自主研发考勤信息管理系统,实现从传统纸质化考勤到电子化考勤的转变。随着医联体的发展,其功能已不能满足医院精细化管理的需求。
  第一,临床科室任务繁重,日常监管不足。目前科室考勤是由考勤员负责考勤,科主任或护士长负责审核提交,部分科室的科室负责人会兼任考勤员工作。由于科室负责人管理的事务繁杂,有时会忘记提交,难以分出精力去审核人员请假情况,无法保障考勤准确性。第二,科室人员分布较散,难以准确记录。很多岗位工作地点分布不集中,并且存在下基层、外派、进修学习等情况,考勤员难以如实记录每个人的考勤情况。第三、考勤类别区分不清,容易混淆。医务人员排班复杂,考勤类别较多,尤其是派出人员,为了鼓励医务人员下基层,医院会依据派出的任务性质制定相应的奖金标准,为确保奖金准确发放,考勤系统中设置了外派、下乡、下基层等五种有关派出人员的考勤类别,考勤员经常会混淆这些类别,导致考勤出差错。第四,规培人员流动频繁,系统调动不及时。由于科室每月都有规培人员流动,并且规培人员因产假等原因临时变动考勤组,科室考勤员未能及时核对本科室的考勤人员,导致部分规培人的考勤漏考、误考。第五,考勤队伍建设缺乏常态化。人力资源部每年举办一次考勤员培训,但由于人员流动大,很多考勤员需要出去进修或者被派出到基层医院,导致考勤员更换较为频繁,新的考勤员未能及时掌握考勤制度,考勤中容易出现差错。
  2 PDCA循环在考勤管理中的应用效果
  PDCA循环又称为“戴明环”,最早源于有着“质量统计控制之父 ”之称的休哈特提出的“计划—执行—检查(Plan—Do—See)”循环演化而来,美国质量管理专家戴明改进成 PDCA 模式,是全面质量管理中的一种科学管理方法,适用于考勤管理中的持续性质量改进。 PDCA循环分为 4 四个重要阶段,第一阶段是计划(Plan),根据考勤管理中存在的具体问题,分析总结考勤问题的影响因素,确定考勤改进的目标,制定出相应的解决方案。第二阶段是执行(Do),根据计划,采取相应措施,改进考勤管理信息系统,优化职工请假流程,加强考勤队伍建设,按要求逐步完成计划内容。第三阶段是检查(Check),对计划方案的完成情况进行检查,是否达到预期的效果或要求,对目标的完成情况进行评价。第四阶段是处理(Action),总结考勤改进方案中的成功经验和失败教训,对成功的经验进行推广,建立标准流程,对失败的教训进行总结,分析痛点和难点,放到下一个PDCA 中去解决,通过循序渐进地改善考勤工作,积极实践探索考勤管理的改进成果,形成标准化和制度化的考勤管理模式。
  2.1计划阶段(PLAN)
  首先成立各科室考勤员组成考勤管理小组,将每月考勤中出现的考勤差错情况和考勤上报不及时情况,汇总给考勤员,收集考勤员反馈的建议。根据考勤员的建议,制定考勤管理改进计划,从改进考勤系统、完善考勤管理制度、加大宣传与沟通力度、加强考勤员队伍建设四个主要方面入手,提高考勤准确率和考勤上报及时率。
  2.2 执行阶段(DO)
  第一,加强院区间合作,推进考勤数据共享。医联体集团内医务人员流动频繁,为确保这些派出人员准确考勤,通过与集团内其他医院进行合作,利用“互联网+”技术,实现集团内医院之间的考勤数据信息共享,打通数据屏障,让数据多跑路,让职工少跑腿,减少职工开具考勤证明的麻烦。
  第二,加强沟通协调,组建考勤员群。医院实行院科两级考勤负责制,全院考勤由人力资源部负责,科室考勤由各科主任或护士长负责。科室负责人必须督促考勤员每月按时、如实向人力资源部上报考勤,人力资源部对科室考勤工作进行指导和管理。通过组建考勤员群,及时下达考勤通知,加强与考勤员的沟通,及时帮助考勤员解决遇到的问题,提醒考勤员和科室负责人及时上交考勤。通过多渠道对科室考勤实行监管,严格把关,对错考、误考的情况及时沟通,按时修改;对瞒报、漏报考勤的情况严肃处理,责令整改。
  第三,规范规培人员考勤,改进考勤信息管理系统。为保证住院医师规范化培训工作的正常开展,保证轮转科室的排班正常有序,医院实行管理部门和轮转科室的两级考勤制度。规培人员考勤由基地教学秘书报送至负责规培工作的教学部,并由规培人员所在科室的考勤员上报人力资源部。为避免重复考勤,减少考勤调动频率,提高考勤效率,通过改进考勤信息系统,自动获取教学部对规培人员的考勤考核信息,并将院内规培人员的考勤集中在一个考勤组内,减少轮转人员的考勤调动。   第四,优化请假流程,开发职工请假小程序。将原有的OA系统请假申请流程转移至新的职工请假小程序中,方便职工在手机上完成请假手续,审批完成后,职工的请假信息将自动发送至本科室的考勤员,以便考勤员查阅和核对。将职工请假小程序接入考勤系统中,通过比对数据,有效识别错误的考勤信息。通过设置提醒功能,提醒考勤员和科室负责人及时上报考勤。
  第五,区分考勤类别,完善考勤制度。对于考勤中容易混淆出错的考勤类别,通过梳理后,进行准确定义和解析,帮助考勤员更为清晰地理解这些考勤类别之间的不同之處。由于原有的考勤制度中关于派出人员的考勤管理规范较少,而医院医务人员派出至分院和基层医疗卫生机构的情况却来越多,通过调研医院的派出人员情况,细化有关派出人员的考勤管理条目,完善有关派出人员考勤的管理制度。
  第六,严肃考勤纪律,加强政策宣传。严格落实职工请假制度,进一步加大监督检查力度,对在岗人员进行不定期抽查,杜绝无故脱岗、串岗的现象。加强考勤政策的宣传力度,在考勤员群、院周会和院内网等多渠道传达考勤管理制度,并做好考勤管理制度的宣传解释工作。让职工主动学习考勤规定,了解请假流程,要求职工履行请假审批手续。
  第七,加强考勤员队伍建设,制定个性化培训方案。由于考勤员更换较为频繁,除了每年一次的考勤员培训外,针对不同需求的考勤员,专门制定了相应的培训方案。对于刚接手考勤工作的新考勤员,应及时进行系统化培训,帮助他们全面地掌握考勤和各类假期相关制度,以及考勤中的注意事项;考勤组中由于医生组工作繁忙,考勤更容易出现问题,对于医生组的考勤员,应将常见问题汇总及解决方法整理好后,利用钉钉等平台进行网上培训,帮助考勤员排忧解难;对于人员流动频繁的科室,加强考勤员对考勤类别的理解和区分,以便考勤员不断进行改善。
  2.3检查阶段(CHECK)
  通过考勤信息系统的升级,医院的考勤管理更加规范。第一,强化考勤监督,通过比对职工请假信息,对科室考勤情况进行审核,加大了考勤的监管力度,减少了考勤漏考、误考的情况,提高考勤的真实性和准确性。第二,避免重复收集考勤信息。接入分院医院和规培基地的考勤数据后,减少重复提供考勤信息,减轻考勤员的负担。第三,优化职工请假流程,职工请假审核效率有明显提高,通过对比请假情况,及时发现考勤问题点。第四,及时反馈考勤问题,与考勤员的沟通更加顺畅,及时发现考勤问题,反馈意见。
  2.4 处理阶段(ACT)
  运用“互联网+”技术,建立全程质量监控和评价反馈机制,优化考勤工作方式,发挥“互联网+”的支撑作用,实现考勤智慧化,分析考勤管理计划运行过程中的优缺点,不断总结经验,梳理业务流程,将有效的管理方法进行标准化,制订更加完善、合理的考勤制度,对于尚未解决的问题或新问题,纳入下一个PDCA 循环。经过改进,一方面,考勤上报及时率得到有效提升,大大提高考勤效率、节约时间成本;另一方面,考勤差错的情况得到了有效控制,有效避免了错报、漏报考勤造成的薪酬计算误差。
  3 结束语
  PDCA循环与“互联网+”技术的关系是相辅相成的,PDCA循环为“互联网+”技术的开展提供支撑,“互联网+”技术为PDCA循环提供了引擎。两者结合,不仅能帮助我们了解现状,定位问题,更重要的是改进的措施是不是真的有效,是需要持续巩固,还是需要采取其他措施,通过信息数据我们能得到真实有效地反馈。
  医院高质量发展离不开管理创新和精细化运营,医务人员复杂的排班制度、弹性的工作时间以及多样的工作地点等因素,给医院的考勤管理带来诸多困难,传统的考勤方式会让人力资源管理者的考勤工作愈加繁琐,消耗大量的时间和精力。“互联网+”为考勤管理的创新提供了有效途径和平台。针对考勤管理中的痛点和难点,通过升级考勤管理系统,增加考勤信息采集的数据源,优化员工请假管理流程,可以有效减少考勤核对的工作量,提高考勤沟通和反馈效率,让人力资源管理者将更多的精力集中在考勤问题分析和考勤质量改进上,从而达到考勤效率和准确率上升的目的。
  医联体的本质是资源的流通与共享,信息化建设有利于促进医联体资源的互联互通。医联体建设本身意味着医疗机构的大变革,医院的管理模式也需要随之调整适应,PDCA循环和“互联网+”模式不仅能优化考勤管理,也能为现代化医院建设提供参考。
  参考文献:
  [1] 王洪国,陈源,武亚琴等.应用PDCA循环提升医院考勤管理水平[J].医院管理论坛,2015(12):47-49.
  [2]  黄水凤.医院考勤管理信息化建设初探[J].中医药管理杂志,2016(13):103-104.

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