医院人事档案管理存在问题及优化措施

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作者:无, 字数:11653

  摘要:医院人事档案管理是人力资源管理的基础,是医院战略的重要组成部分,确保医院职工人事档案的完整性和真实性,具有非常重要的意义。随着市场竞争的激烈以及社会经济的发展,医院在人才需求方面不断提升,因此人事档案管理必须向制度化、规范化、信息化、科学化方向发展。本文以医院人事档案管理的重要性为切入点,分析了档案管理中存在的问题,并提出针对性的优化措施。
  关键词:医院;人事档案;问题;优化措施
  中图分类号:R197.3;G275.9 文献标识码:A
  各类信息技术在医院工作中的应用日益频繁,发挥作用越来越重要,沿袭陈旧模式开展的人事档案管理,已经难以满足现代医院发展需求。针对此类问题,各医院有必要跟随时代发展潮流,采取多种有效手段,推动人事档案改革优化,注重先进管理方法的运用,提升管理人员的专业技能和综合素质,加强档案制度的完善和使用流程的监控,落实人事档案管理问题的优化措施,从而实现档案管理的规范化和科学化,对于提升档案管理水平起到很大的促进作用。
  1 医院人事档案管理的重要性
  在医院的人事管理工作中,人事档案管理是非常重要的。通过查阅档案,可以了解一个人的基本情况、重要经历、政治思想作风、职称晋升、业绩成果和奖惩情况等方面的综合信息,是培养、选拔、任用干部、因才用人的重要依据。虽然人事档案管理在医院管理中的重要性显而易见,但由于医院现行的人事档案管理模式普遍滞后,不能适应现代医院发展的需要。
  2 医院人事档案管理存在的问题
  2.1缺乏有效重视
  针对档案管理工作,医院缺乏应用重视,且过于关注医疗业务,对行政档案采取粗放式管理。基于市场竞争的背景,医院发展过程中,对医疗服务及水平的关注程度大幅提升,对管理人事档案的相关工作难以较高重视,实践工作过程中,应用的依旧是陈旧管理模式。多数员工现阶段无法把握档案发挥的关键作用,对档案于工作所发挥的价值也缺乏正确认识。
  基于以往陈旧管理模式,人事档案中只涵盖了员工工作经历、毕业院校及姓名等信息,无法将员工在岗位任职过程中的实际情况及优良表现突显出来,从而难以结合档案对员工开展针对性的业务能力挖掘。如果医院不重视档案信息化管理,提升硬件设施,管理人员不愿投入精力和时间用于优化档案管理,提高操作技术水平,医院难以把控到正确、完整的员工信息,导致人事档案实用价值无法充分发挥。
  2.2管理制度不健全
  医院人事档案管理制度有待完善,比如建立编外人员的档案管理制度。医院职工存在编内和编外身份的不同,编内的归属于事业单位管理,由国家针对相关的档案、待遇等开展统一管控,存在对应的法律规定及管理文件作为依据;编外的是医院进行招聘的,此类员工的档案、待遇等均归属医院管理范畴,需要医院结合现实状况进行具体的规划设计。我国多数医院收录了较多的编外人员,相关档案资料的数量和种类均较多,存在档案整理、鉴定困难程度较高的问题。
  粤北第二人民医院是一所集医、教、研为一体的以传染病防治为特色的综合医疗单位,随着医院的不断发展,编外人员已逐步成为医院发展的重要力量。2015年12月医院在职员工335人,编外人员108人,占全院职工的32%;2019年医院在职员工440人,编外人员242人,占全院职工的55%,增长23%。近几年,随着医院编外员工人数的不断增加,导致人事档案相关管理工作的难度大幅提升,充分发挥相关环节管理工作实效性,对于激发编外职工的工作热情有重要意义,成为影响医院未来发展的重要因素。
  2.3管理规范较低
  现阶段针对人事档案开展的管理工作,存在沿袭陈旧模式的问题,有些档案只对一些基本的员工资料进行了记录,难以体现员工在职期间的实际工作情况及突出表现等,也有一些员工在进行档案填写时,简略带过,甚至存现瞒报工作经历及年龄的问题,难以确保档案信息完整、真实性。同时,重要档案材料收集不完整,也在不同程度上影响其投身医院建设的热情。
  2.4专业化队伍滞后
  医院的档案管理人员多数从临床专技人员中挑选出来,并非对口专业毕业,在没有接受过系统化培训和相关学习的条件下,难以实现发挥管理实效性的目的,管理人员的专业性也较为缺乏,大幅增加了各种人为失误导致档案信息真实性缺乏、资料丢失等问题出现的可能性,通常在档案分类、整理、归档、收集等方面存在具体体现,对医院档案工作的发展产生阻碍。
  2.5硬件设施无法满足工作需求
  即便现阶段多数医院中建设了独立的档案管理部门,并委派了专门人员负责相关工作,但相应的硬件设施依旧难以满足实际工作要求。档案管理室没有配备专业的防潮防火设施,例如室内潮湿的环境,导致纸质档案逐渐发霉。若对人事档案依旧采用纸质管理,会大幅提升各类档案安全事件出现几率。基于档案中包含信息的数量及种类较为复杂,单纯依靠以往陈旧模式开展具体管理,难以确保工作有效性,也难以实现对需要资料的便捷搜索。
  个别医院信息化程度较低,仍停留于初级信息化模式存储管理,档案室的计算机配备数量不足;个别医院开展相关工作的过程中,应用的依旧是陈旧的管理模式,依靠人工力量对各员工信息进行整理和记录,基于纸质模式开展相关工作。出现很多弊端,如时间长、效率低、更新慢、失档率高等突出问题,不仅管理不规范,还容易导致人事档案材料遗失和分类错误等情况,无法提升管理效率。
  3 医院人事档案管理的优化措施
  3.1健全人事档案管理制度
  针对人事档案管理中存在的问题,必须制定切实可行的管理制度,这是目前医院人事档案管理的重要任务。根据国家及有关部门的规定,医院必须规范人事档案工作,建立健全相关长效机制,如编外人員档案管理制度、借阅制度、材料收集送交归档制度、鉴别归档制度、材料转递制度、整理工作制度、保管保密制度等,使得工作开展时能够拥有可靠的依据及合理的制度规章作为支撑,进而更好的满足现代医院发展需求。   医院建设在不断发展,人员的队伍会不断壮大,针对人事档案管理的建设也要不断的改革创新。在新形势下,人事档案管理部门工作中要建立系统的管理方案,发挥交流及合作实效性,正确把握档案整理、移交及鉴定等工作职责,优化管理程序,实现人事档案管理健康有序的发展。
  3.2提升管理人员自身素质
  受传统思维和档案管理自身因素影响,很多医院在档案管理方面都不重视。医院要加强宣传和提高职工对人事档案管理重要性的认识,积极配合工作。档案管理人员要加强专业培训学习,提升业务素质和能力,不断创新工作模式,增强主动服务意识,并根据日常档案管理工作经验,以PDCA的工作模式回顾性总结与阶段性分析,力求把工作做细做实。
  人事档案管理工作是专业性、政策性、机密性较强的工作,必须强化人事档案日常动态管理,如因工作需要,确须向其他部门或个人提供档案资料的,应在做好原件归档保存的前提下,以复印件形式提供利用,做好档案信息保密审核及相关登记手续流程。任何单位和个人不得擅自转移、隐匿、销毁档案资料,管理人员对收集的材料做到认真审核、及时、齐全、完整,分类明确,排列有序,随收随放、定期检查、把好质量关,推进档案管理工作的開展。
  3.3实行规范有效管理模式
  医院要发展必须制定人才引进政策,人才信息的一个重要载体就是人事档案。应该转变管理理念,实行规范有效的管理模式,及时整改历史遗留问题,确保医院人事档案真实、准确、完整,发挥人事档案的真正价值,有助于提高医疗管理水平与医护人员的工作积极性,使医院管理质量达到最优化。
  3.4推动硬件信息化建设
  针对干部档案开展的相关管理操作,对于各环节干部工作存在直接影响,确保其质量,是保证干部工作水平的重要条件。医院应该创设完善的人事档案数据库,并着重推动资源共享等进程,积极应用现代化的网络信息技术,探寻更多的技术使用途径,提升检索的便捷性,促进档案实际利用率的提升,推动档案管理工作的信息化、现代化,不仅有助于优化相关管理工作水平及效率,对于相关档案资源实现更高效的利用也存在积极影响,为医院人事管理工作提供科学依据。
  人事档案信息化管理是一个发展趋势,也是当前社会发展的必然需求。传统的人事档案管手段必须向信息化转变,建立科学的人事档案管理系统和健全信息服务模式。作为人事档案管理部门,要把现代化管理思想和先进科学技术手段应用于人事档案管理,以提高工作效率和实现人事档案的制度化、规范化、科学化管理,为医院发展提供强有力的人才保障。
  3.5确保交接规范性
  人事档案实际开展相应交接操作的过程中,应重视保持严格、认真的态度,有效明确工作责任,严格遵循规定的流程和要求。其一,需要针对存储档案开展全方位的清理操作,确保其和账务内容符合;其二,针对外借的档案,需要在归还时间即将到来以前,对外借主体进行催还操作,需要在开具外借凭据时说明缘由及催还的状况。
  3.6有效开展宣传工作
  开展高质量的宣传推广操作,针对采集的相关资料,应进行有效、全方位的核实操作,将符合标准和相关要求的资料收入到档案库中,实现对其质量的有效控制。积极优化工作模式、理念和手段等,促使整体工作水平提升,优化人员的综合素质及业务能力。实际开展各环节鉴别操作时,需要重视准确的分辨对错和是非,对一些不具备可靠性和真实性的资料采取严格的抵制态度,对档案的真实、完善性进行有效的保护和维系。
  参考文献:
  [1]  王蓉蓉.小议人事档案管理在医院工作中的重要性[J].人力资源,2019(20):87.
  [2]  万烁.医院人事档案管理常见问题及相关策略[J].办公室业务,2019(1):136.

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