中小电梯企业灵活应用财务集中管理

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作者:无, 字数:13869

   摘要:中小电梯企业注重品牌建设,选择多区域推广产品营销,但财务管理由于系统软件、人员配备所限,经常无法解决多销售网点的企业发展需要,造成企业资源浪费、经营和财务风险上升。对于适用于企业集团的财务集中管理工作,可以借鉴其统一核算管理、集中调拨资金用度、消除地区舞弊发生等多方面优势,灵活应用于中小电梯企业,充分发挥财务管理岗位职能。
   关键词:中小电梯企业;财务管理;财务集中管理
   一、引言
   中小电梯企业财务管理发展重点往往在扩大生产、开拓销售渠道、申请各项政府发展扶持资金,通常无瑕顾及财务管理。但往往由于财务管理缺失,导致电梯企业在大项目竞标、项目立项申请、融资前尽职调查等关键时刻,才发现公司财务工作不到位带来的困难。
   每个企业对于财务管理的关注点和边界各有不同。对于大多数中小企业来说,既希望享受中小企业所带来的各种税收和政策上的优惠,又希望能够快速发展壮大,早日步入大型企业的行列。对于目前全国遍地开花的中小型电梯企业来说,有的企业选择贴牌生产,财务管理重点放在成本管理。更多电梯企业则致力于创立品牌,财务管理工作更加繁重。
   电梯属于特种设备,其频发的安全事故,迫使招标单位将品牌质量放在了更重要的地方。大型商超、高档社区,CBD写字楼在电梯招标过程中,都会把企业规模,产品知名度放在重要位置上,作为重要评分项。知名度的打开非常影响电梯的市场开拓。作为一家中小企业,如何能够在如此看重品牌的时代获得竞争力,是企业生存要考虑的问题。为了扩大知名度,就要在全国设立更多经销网点,最好还能走出国门,成为国际化的电梯品牌。各地设立分公司、子公司,能够快速在全国推广品牌,但也会带来更加分散的管理模式,对于资金、人力、财务管理水平能力有限的中小电梯企业来说,无疑是巨大的压力。因此作为一家集生产、销售、安装、维保为一体的中小电梯公司,往往会选择全国各地广泛铺设销售网点、拓展经销商的发展模式,财务集中管理成为主要的运作模式。但基于此种经营模式的中小电梯企业,却面临许多财务管理方面问题。
   二、中小电梯企业财务集中管理存在的问题
   (一)企业注重抓订单,财务集中管理力度不足
   迫于经营成本压力,对于每年电梯销售一两千台的中小企业来说,维护全国二十几家销售网点的运行成本压力已经非常巨大。每台电梯的销售,除了直接销售方式以外,大部分要靠地区经销商。争夺经销商的关键不是电梯品牌,而是支付给经销商的居间服务费用。有实力的居间人,甚至能获取整台电梯一半以上的利润,大大压缩了中小电梯企业的利润空间。此外,各个销售网点还要配备必要的电梯安维保人员、招投标人员、区域销售人员。因此中小型电梯厂商,通常会把财务管理的压力集中在公司总部,通过远程管理监督模式,确保各地区销售网点的财务运行工作。
   1. 预算管理困难,资金难以控制
   由于电梯生产介于标准化大规模生产与小量订单化定制之间,针对每个订单会涉及设计、生产、运输、安装、维保各自不同过程,在偏定制化的订单中废品发生率较普通生产型企业更高、在偏大规模单一订单中补投补发概率更大、异地雇佣分包安装队拆箱后丢件问题频发,造成预算经常与项目实际决算结果发生偏差。由于电梯行业这种多模式、异地运作的特殊性,财务管理复杂程度更高,但由于管理系统及人力投入有限,导致管理难度增加。
   2. 应收账款难以控制,收款环节风险大
   由于行业特殊性,收款常常涉及建筑物整体竣工验收,而且拖欠电梯安装工程款、维保款情况频发。财务部门不了解各地项目情况,按照账龄以及合同约定的节点开票催收,导致已开出发票长时间押在销售网点人员手中,应收账款收不回来,还存在发票丢失风险。财务部门通过电话、催款函件等方式跟踪应收账款,往往不了解客户的合同情况,造成潜在订单丢失,往往还造成客户经理怠于项目签订后的管理。
   (二)企业电子化程度不足,财务集中管理乏力
   对于中小型电梯企业,都配备有普通的财务核算软件和生产管理软件,能够满足基本财务核算要求,但是缺乏电梯行业系统的、应用于设计、采购、生产、销售、安装、维保全流程管控的软件系统。因此,对于各分支网点的销售经费使用、人员成本控制、报销审批流程管理,财务部门就很难发挥集中管理的作用。往往区域负责人监控多个地区,各地经理为跑业务常年不在经销点,导致外地经销网点的费用申请审批流程不畅。尤其年末,为了保证当年票据能及时入账报销,往往浪费了极大的力量、资源在财务各项申请的签字审批流程上。报销票据来回邮寄也造成了时间、资金消耗。为了保证财务工作的高效运行,还需要扩充力量,配备专人前期处理票据。
   (三)内控标准设立复杂,财务集中管理风险增加
   1. 地域差异导致财务集中管理困難
   对于全国各地的物价消费水平财务人员并不了解,而各地经济发展快慢不同,经济水平差异较大,增加了集中进行财务管理的难度。例如各地销售办事处租赁房屋租金、物业等水平差异很大,为满足票据核算管理要求,通常采用房主一揽子包干的方式缴纳房租,增加了财务判别的难度。
   2. 业务分散导致资金集中管理不及时
   公司设立备用金制度,由于保管人员变更频繁,常常导致票据无法及时报销、备用金不足。为了跑业务,销售员往往在一些费用上垫付个人资金,再通过其它消费取得财务凭据报销,导致实际业务与发票不一致、虚构业务支出。区域负责人一旦忙于销售业绩,不跟进监管,内部控制执行就会出现漏洞。
   3. 政策灵活多样导致内控失效
   散布全国的销售网点,各地灵活的销售策略,往往造成内部控制发挥不了作用。销售员通常与客户有极好的私人关系,导致有的客户过度相信销售人员,甚至超过了对于合同的信赖程度。销售人员为争取客户做出口头承诺,对于佣金、免保期限等涉及利益条款,会给客户很多公司无法兑现的承诺。客户一旦追讨起来,就反过来用客户施压于公司,或者辞职了事,影响了客户对于公司的信赖。另外,也常发生客户不按照合同约定的付款账户,以现金形式直接支付给销售人员的情况,造成双方风险。    三、中小电梯企业财务集中管理问题的解决对策
   (一)加强人员管理,提高财务工作质量
   1. 定期集中培训
   中小企业员工流动性比较大,参加专业培训机会少。对于财务人员,以及和财务对接的部门内勤人员、各个营销点的销售人员,虽然不能像大型企业有专门培训机会和定期培训计划,但可以效仿其培训内容,定期组织视频培训会议,达到财务培训效果。
   (1)增强财务风险意识。通过财务培训提高相关人员风险防范意识,有针对性的提升业务能力。对于遇到的具体财务问题,由相关部门负责人进行收集、反馈。财务部门专门负责对接费用报销、备用金管理的人员,也应该将工作中问题及时总结上报。财务部门将近期发生的财务工作中遇到的风险点,归纳整理、部门内分享经验,利用有限的培训时间提升财务工作质量。对于风险防控重点岗位,通过风险培训,确保轮岗后工作交接平稳、能通过培训掌握发现问题的方法,确保财务管理有效运行。
   (2)提升财务管理能力。中小电梯企业财务工作以核算为主,通过培训能提升财务工作者的财务管理水平,有利于做好财务的集中管理。通过定期培训,宣传强调公司财务制度,做好对于业务负责人财税方面最新政策的解释和传递。开展问题讨论会,邀请个人提出观点、反馈问题,在会议中探讨解决。不仅能够架起财务部门与销售网点的沟通桥梁,加强网点人员对财务管理工作的理解,还能提高财务工作者对各地情况的把控能力,有助于部门领导及时发现并解决问题。
   (3)进行职业道德教育。销售网点的销售员在公司业务最前线,接触客户、订单,第一手取得款项票据,其职业道德水平重要性,并不亚于销售业务能力。必须通过法制教育、职业道德宣传等途径提高自我约束意识。财务工作者涉及公司资金保管运用、物资保全清查、对外数据报送等工作,更是要时刻保持高度的职业警惕意识和职业道德,定期的职业道德教育,督促个人自律。
   2. 建立项目经理负责制,提高项目预算管理水平
   中小电梯企业由于资金、规模所限,很难做到建立专门的预算管理委员会、项目运营指挥部,为了保证电梯项目达成项目预算目标,可以通过设置项目经理负责制达成控制预算的目标。将预算达成率与项目经理业绩挂钩,最终与个人奖金相关联,确保项目经理对于整个项目持续跟进,直至分包安装队的监管。对前期从电梯技术设计到生产发运中的各个流转环节,可以设置各环节负责人的项目经理反馈评分,直接挂钩负责人绩效,通过项目完成用时限定、工作达标率,控制各环节质量,促使预算达成。
   3. 通过应收台账管理,财务持续跟进应收账款
   对于已开展的项目,财务部门应从合同角度跟进应收账款。项目负责人建立各自应收账款台账,记录应收账款跟踪进度、票据保管情况,定期与财务核对应收账款,确保应收无遗漏。对于超期项目,财务需要重点跟踪。各个项目负责人将不正常项目作出反馈,区域经理需介入跟进,双渠道确保应收账款催收及回款确认。
   (二)关注事前控制审批,提升财务集中管理效果
   对于外地销售网点备用金管理、销售人员费用开支,实行事前审批制度,审批通过后再开展业务,降低费用发生后长期无法签批,不能报销的问题。实行事前审批,可以较好的控制费用发生、节约成本。事前审批会增加上层审批部门工作量,可以通过审批权利下放缓解压力。权利下放的同时,应加强内部监督,通过抽检、轮岗等方法控制舞弊风险。同时,为应对临时及突发性事件,应设立快速通道,充分利用中小企业规模小、运作灵活优势,解决重要事件。
   (三)设立内审专员,降低财务集中管理风险
   在中小型企业设立专门内部审计、内部控制部门,费用太高,不利于实现,但可以设立内部审计专职人员,对股东负责,向公司管理层定期汇报。做好对于各外地销售网点管理监督工作。同时,可以从内控角度,审查财务部门业务,有助于及时发现并解决问题,灵活机动,更加适合业务分散的中小型电梯企业。
   (四)推广企业官网,建立合同领导负责制
   为了生存和发展,中小电梯企业无法效仿大型企业的合同管理。为了获得项目,中小企业会更加灵活的变更合同条款。针对由此产生的,客户与销售员私下交易,随意承诺的情况,公司可通過公司网站解决双方信息不对称问题,通过加大网站的宣传力度、建立完善的网络订单查询机制,方便客户从公司网站上,根据订单号,直接获取合同最全面信息,从而能够较大程度规避销售员的个人不规范行为,保护客户及公司权益。对于每个订单,客户通过生成的单号,在网站都可以查询到进度,包括合同收款、开票、完工进度,有效避免销售员挪用客户款项、滞留票据的问题。
   在老龄化的今天,各个城市纷纷推出老旧小区改善居住环境对策,出台老旧小区安装电梯的政策。中小电梯企业作为我国经济发展的中坚力量,应该发挥更大作用,只有做好中小电梯企业财务管理工作,企业发展才能更上一层楼。
   参考文献:
   [1]郭爱华.浅谈企业财务管理存在的问题及对策[J].中国商论,2019(06).
   [2]郑保峰.中小企业财务管理存在的问题及对策研究[J].河北工业大学学报(社会科学版),2018(12).
   [3]周延林.现代企业财务管理面临的问题及对策[J].财会学习,2018(34).
   (作者单位:天津市奥瑞克电梯有限公司)

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